Top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Nội dung bài viết

• Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
• Các phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện
  • Lập kế hoạch dự phòng
  • Tiên đoán dự trên sự kiện tương tự
• Top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện
  • Rủi ro về thiết bị của sự kiện
  • Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện
  • Rủi ro có “khách không mời”
  • Rủi ro về sự kiện có quá nhiều trẻ em
  • Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc
  • Thời tiết ngoài ý muốn
  • Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu

Ngày nay trong cuộc sống hiện đại, trong công việc hằng ngày diễn ra. Ngoài những sự việc đã có kế hoạch và nằm trong dự tính thì có những sự việc nằm ngoài dự kiến xảy ra. Những sự việc đó có thể mang lại kết quả tốt nhưng cũng có thể mang lại kết quả xấu đó là rủi ro. Đối với sự kiện và tổ chức sự kiện rủi ro là một phần khó tránh khỏi. Tuy rủi ro là điều mà kể cả đon vị tổ chức sự kiện như chúng tôi và đối với doanh nghiệp không ai muốn nó xảy ra. Nhưng nó luôn có tiềm năng xuất hiện. Vì vậy để hiểu rõ ta cần biết Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì? Phương án dự phòng các rủi ro. Top 7 rủi ro quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?

Rủi ro trong sự kiện hay tổ chức sự kiện được hiểu là các hoạt động có thể diễn ra ngoài kế hoạch của sự kiện. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến hay chương trình sự kiện đang diễn ra. Thông thường các rủi ro do các nhân tố con người, thiết bị, thực phẩm hay yếu tố thời tiết chi phối. Các yếu tố do con người như: Trật tự, an ninh, ngộ độc thực phẩm hay thời tiết bất lợi cho sự kiện.

Các phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện

Để có cách xử lý đúng lúc kịp thời khi rủi ro xuất hiện thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch hay cách phương án dự phòng tránh để ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra.

Lập kế hoạch dự phòng

Đây là các thức thông dụng được áp dụng rộng rãi. Cùng với việc lên kế hoạch cho diễn biến của sự kiện được tổ chức, thì  event manager đồng thời cũng lập luôn kế hoạch dự phòng. Các rủi ro sẽ được liệt kê mang tính chất dự trù, suy đoán, tính toán.

Để các dự đoán có khả năng chính xác cao đòi hỏi event manager phải trả lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề. Ví dụ như ngày hôm đó có mưa, hay bão, hoặc nắng nóng hay không? Sẽ có ai xuất hiện ngoài khách mời hay không? Nếu có quá nhiều trẻ con trong sự kiện thì an toàn có được đảm bảo? Hay liệu thiết bị hỏng hay hoạt động không tốt thì có cách nào để khắc phục nhanh chóng hay không?

Từ việc xách định chính xác các khả năng cũng như tình huống có thể xảy ra. Ta đưa ra được các phương án dự trù về nhân lực, thiết bị thay thế, hay thiết kế riêng biệt để xử lý, trang bị các thiết bị cũng như các vật dụng khi thời tiết bất lợi.

Tiên đoán dự trên sự kiện tương tự

Đối với các này ta dùng khả năng dự doán so sánh với các sự kiện tương tự. Với các kinh nghiệm rút ra từ việc xử lý các tình huống đã phát sinh trước đó mà chuẩn bị phương án ứng phó. Với các thực hiện này khả năng chính xác tương đối, đối với các rủi ro chưa xuất hiện thì sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý.

Top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Để hiểu rõ hơn về các rủi ro thường xảy ra  trong sự kiện CAT Event xin liệt kê top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện. Để quý khách hàng biết và cùng đơn vị tổ chức sự kiện khắc phục nếu lỡ không may rủi ro xuất hiện.

Rủi ro về thiết bị của sự kiện

Có lẽ trong chúng ta đã từng chứng kiến ít nhất 1 sự kiện đèn bỗng nhiên vụt tắt, âm thanh bỗng nhiên hú lên hoặc im bặt không nghe thấy gì trong khi đó sự kiện vẫn đang diễn ra. Đó là những rủi ro về mặt kỹ thuật của các thiết bị trên sân khấu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, đôi khi còn phải dừng lại. Điều này sẽ khiến khách tham dự cảm thấy khó chịu vì không phải chỉ vì chờ đợi mà điều quan trọng là chúng có thể làm mất mạch cảm xúc mà chúng ta đang xây dựng cho sự kiện.

Đối với các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng, bạn cần lưu ý cần thiết đấu một tủ điện dự phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện chính đã được xử lý ổn định. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là 1 vài laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn.

Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện

Rủi ro về sự an toàn luôn là một trong những sự cố gây ảnh hưởng nhất trong sự kiện, chúng thường phát sinh từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình LED, hoặc các thiết bị đặc thù khác. Những rủi ro về an toàn sẽ càng dễ xảy ra và khó giải quyết hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão. Mặc dù, chúng ta có những thiết bị đặc thù dành cho sự kiện outdoor, tuy nhiên đối với các đường điện thì vẫn có nguy cơ gặp vấn đề khi gặp nước. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật.

Ngoài ra, rủi ro về an toàn đối với các thiết bị sản xuất trên sân khấu vẫn luôn có nhiều nguy hiểm như:

• Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát, dễ dẫn đến việc bị lún, nghiêm trọng hơn sẽ làm sập sân khấu. Cần phải gia công sản sân khấu thật chắc chắn.
• Sân khấu cao, khiến người di chuyển lên xuống dễ bị ngã. Cần gia cố thêm hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự.

Rủi ro có “khách không mời”

Một sự kiện lớn và thu hút thì việc có nhiều người xâm nhập là hoàn toàn dễ xảy ra. Việc có những vị khách không mời có thể không gây ảnh hưởng hoặc mất mát gì vì họ có thể chỉ đơn giản là vào xem “chùa”. Tuy nhiên, nếu xảy ra trộm cướp, mất cắp hoặc có một ý đồ gì khác thì việc kiểm soát là hết sức khó khăn vì chúng ta sẽ không có thông tin của những vị khách đó, cho dù có kiểm tra camera giám sát thì cũng rất khó để truy tìm được hung thủ.

Chính vì vậy, các sự kiện thường phòng tránh rủi ro này bằng cách dùng hàng rào bạo động quây kín và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh trường hợp có kẻ gian đột nhập. Ngoài ra, bạn cũng cần một đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý các tình huống thật linh hoạt, tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra.

Rủi ro về sự kiện có quá nhiều trẻ em

Trẻ em thường rất năng động và hay tò mò về những thứ mới lạ, việc chúng dễ táy máy tay chân có thể trở thành mối nguy không chỉ ảnh hưởng đến các thiết bị phục vụ sự kiện mà đôi khi còn gây ra những tai nạn thương tiếc.

Để đảm bảo an toàn trong các trường hợp có trẻ em, bạn cần những hoạt động sau:

• Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
• Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
• Các khu vực có điện phải được khoá lại và có người giám sát
• Các thiết bị kỹ thuật, khu vực trưng bày cần được đặt xa tầm với của trẻ
• Xây dựng 1 vài khu vui chơi riêng dành cho bọn trẻ

Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Không ít trường hợp người tham dự bị ngộ độc thực phẩm sau khi dùng tiệc. Điều này phụ thuộc phần lớn ở khâu F&B. Để đảm bảo thực phẩm luôn chất lượng nhất, hãy lựa chọn những địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng cao cấp, khách sạn 4 – 5*. Trong trường hợp kinh phí không cho phép thì hãy áp dụng giải pháp thủ công nhưng vẫn hữu hiệu nhất đó là cử người giám sát và kiểm tra thật kỹ thực đơn trước khi ra món.

Một vài trường hợp ít nguy hiểm hơn nhưng vẫn có thể gây phiền phức đó là việc ra thức ăn chậm hoặc đồ ăn bị nguội. Thời gian dùng tiệc cũng là 1 phần rất quan trọng trong suốt sự kiện. Vì vậy, để chương trình có thể diễn ra thành công thì cũng cần đưa ra những phương án dự phòng để xử lý những trường hợp phát sinh từ vấn đề này như: thỏa thuận với quản lý F&B về kịch bản của chương trình, quy định rõ ràng giờ nào ra đồ ăn và yêu cầu cam kết thực phẩm phải luôn đúng chuẩn, đồ ăn phải nóng và an toàn.

Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết luôn là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện dù tổ chức indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ khách tham dự không thể đến hoặc lúc về sẽ khó khăn hơn. Tuy nhiên, đối với sự kiện outdoor thì thời tiết không thuận lợi thực sự là một rủi ro nghiêm trọng và không một ai muốn đối diện. Dù rằng, hiện nay đã có các thiết bị dùng cho sự kiện outdoor nhưng điều đó cũng không thể đảm bảo được sẽ tránh khỏi các rủi ro sập lún, cháy nổ vì mưa bão hay cảm nắng, dễ bắt lửa cỏ khô khi gặp nắng nóng.

Vì thế, với những sự kiện outdoor, chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế lên phương án phù hợp và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó khăn hơn cho cả ekip tổ chức. Đảm bảo các mái che, nhà bạt hay không gian để che nắng, che mưa có thể sử dụng tốt.

Bên cạnh đó, đôi khi chúng ta còn phải sử dụng đến cột thu lôi trong trường hợp sấm chớp quá mạnh, gây nguy hiểm trực tiếp đến nhiều đối tượng. Vậy nên, để có thể lên phương án chuẩn bị tốt nhất, hãy liên tục cập nhật dự báo thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu

Các sự kiện hoành tráng chắc chắn sẽ không bao giờ thiếu được pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa,… Những hiệu ứng lộng lẫy ấy là điểm nhấn giúp cho sự kiện của bạn thêm huy hoàng hơn, ấn tượng hơn và tạo cảm giác kích thích khách tham dự hơn. Tuy nhiên, việc “chơi với lửa” hay những bình khói lạnh là 1 việc hết sức nguy hiểm. Các tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng thường xuyên xảy ra tại các sự kiện. Thậm chí khi các bình khói không được thực hiện đúng cách sẽ có thể gây ảnh hưởng đến tính mạng.

Để thực hiện một sự kiện được an toàn đảm bảo các tiêu chuẩn không phải là một điều mà đơn vị tổ chức sự kiện nào làm được. ILACA t chúng tôi luôn tự hào mang đến cho khách hàng những sự kiện mang tính tầm cỡ, chất lượng, an toàn. Với đội ngũ nhân viên, kỹ thuật chuyên nghiệp chúng tôi luôn có kế hoạch dự phòng cho rủi ro trong sự kiện. Mong muốn mang rủi ro về con số 0 cho quý khách hàng và doanh nghiệp. Liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn tổ chức sự kiện nếu bạn đang cần nhé!

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)