Tổ chức khai trương nhà hàng: Kế hoạch và kịch bản chi tiết

Tổ chức khai trương nhà hàng có ý nghĩa quan trọng cả về mặt tâm linh và quảng cáo thương hiệu. Sự kiện này thể hiện mong muốn của người làm kinh doanh về việc làm ăn thuận buồm xuôi gió. Đồng thời đây cũng là hình thức thu hút sự chú ý của khách hàng trong ngày đầu ra mắt. Bài viết sau ILACA sẽ chia sẻ cho bạn những kiến thức, kinh nghiệm hữu ích để tổ chức được một buổi lễ khai trương thành công, hấp dẫn nhé.

1. Tại sao cần phải tổ chức khai trương nhà hàng?

Hiện nay, các cửa hàng, công ty muốn thành lập cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mặt pháp lý. Bên cạnh đó, trước khi đi vào hoạt động chính thức thì mỗi đơn vị thường tổ chức lễ khai trương để tạo bước khởi đầu mới suôn sẻ. Trong đó, việc tổ chức khai trương nhà hàng sẽ có ý nghĩa, vai trò như sau: 

• Thứ nhất, lễ khai trương chính là hình thức ra mắt, giới thiệu về sự tồn tại của nhà hàng trên thị trường. Đây cơ sở để công chúng bước đầu biết đến sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng cung cấp.
• Thứ hai, chương trình có tác dụng hỗ trợ công tác truyền thông, quảng bá. Những khoảnh khắc diễn ra tại lễ khai trương sẽ được ghi lại bằng hình ảnh, video để phục vụ marketing quảng cáo cho nhà hàng. 
• Thứ ba, tổ chức khai trương chính là cách để tăng khả năng thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng; các đối tác đến việc đầu tư, kinh doanh.
• Thứ tư, trong buổi khai trương chủ nhà hàng sẽ thực hiện nghi lễ cúng bái, đọc văn khấn, dâng lễ… Hoạt động này mang ý nghĩa phong thủy tốt lành, cầu cho hoạt động kinh doanh tài lộc, may mắn.

2. Cách lên kế hoạch tổ chức khai trương nhà hàng 

Để buổi lễ khai trương nhà hàng được chỉn chu và hoàn hảo nhất, chúng ta cần lên kế hoạch tổ chức chi tiết. Thông qua đó, bạn có thể thực hiện các khâu dễ dàng hơn, ghi được dấu ấn sâu đậm trong lòng đối tác, khác mời tới tham dự. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể tham khảo cách lên kế hoạch tổ chức khai trương nhà hàng theo quy trình sau:

2.1. Xác định thời gian tổ chức buổi lễ khai trương

Theo phong tục người Việt, ngày khai trương có ý nghĩa rất quan trọng. Vì nó quyết định tới mức độ thịnh vượng, may mắn tài lộc trong quá trình kinh doanh về sau. Vì thế, ngày giờ tổ chức lễ cần được xem xét kỹ lưỡng, chọn ngày lành tháng tốt và phù hợp với bản mệnh, tuổi của chủ nhà hàng. Ngoài ra, thời điểm tổ chức cũng phải thuận tiện cho sự tham dự của khách mời.

2.2. Đầu tư nội dung hấp dẫn để thu hút khách hàng

Nội dung trong buổi lễ khai trương nhà hàng sẽ bao gồm chương trình khuyến mãi, các hoạt động trước và trong buổi lễ. Sau khi liệt kê các nội dung thì ban tổ chức cần dự kiến nhân sự cho từng hạng mục công việc. Để buổi lễ khai trương thêm nổi bật, hấp dẫn thì nhà hàng có thể mời nhân vật nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng với công chúng đến tham dự.

2.3. Lên bảng chi phí, ngân sách dự kiến

Ngân sách là phần vô cùng quan trọng quyết định đến quy mô sự kiện khai trương. Khi xác định được mức chi phí sẽ giúp bạn chọn ra các đề mục chương trình sao cho phù hợp với điều kiện ngân sách. Ngoài việc liệt kê chi phí cho các hạng mục chính thì ban tổ chức cũng nên dành ra khoảng 7 – 10% ngân sách cho các trường hợp phát sinh ngoài kế hoạch. Điều này giúp sự kiện diễn ra thành công mà không vượt quá ngưỡng chỉ tiêu quy định. 

2.4. Lên kịch bản khai trương nhà hàng chi tiết

Sau khi đã xác định được thời gian, chi phí và nội dung chương trình tổ chức khai trương nhà hàng, chúng ta sẽ lên kịch bản chi tiết cho từng hạng mục. Trong kịch bản sẽ được phân chia từng khung giờ, chương trình diễn ra, đạo cụ và số nhân sự thực hiện… Bên cạnh kịch bản nội dung thì cũng cần viết kịch bản lời dẫn cho MC sao cho lôi cuốn, hấp dẫn. Như vậy mới có thể đọng lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời tham dự lễ khai trương.

2.5. Trang trí và đặt các đạo cụ cần thiết vào vị trí quy định

Trước khai trương 1 – 2 ngày, ban tổ chức sự kiện cần tiến hành trang trí và đưa các đạo cụ về đúng vị trí quy định trước đó. Việc triển khai trang trí sớm sẽ giúp tiến độ hoàn thành công việc được đảm bảo, đồng thời khắc phục hiệu quả các sự cố phát sinh ngoài ý muốn. 

2.6. Tiến hành tổng duyệt chương trình

Để kế hoạch tổ chức khai trương nhà hàng hoàn hảo, chỉn chu thì một buổi tổng duyệt chạy thử chương trình là cực kỳ cần thiết. Trong buổi chạy thử chúng ta không cần quan tâm quá nhiều đến việc trang trí mà hãy tập trung vào món ăn, chất lượng dịch vụ mà nhà hàng phục vụ.

3. Lưu ý một số việc cần làm khi tổ chức khai trương nhà hàng

Lễ khai trương nhà hàng được xem là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu mới, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của cơ sở kinh doanh đến với thực khách. Bởi vậy buổi lễ cần sắp xếp chu đáo, cẩn trọng để khách mời cảm thấy thoải mái và hài lòng nhất. Dưới đây là một số việc cần làm khi tổ chức khai trương nhà hàng mà ILACA muốn chia sẻ:

• Dự kiến chi phí sẽ chi cho việc tổ chức sự kiện khai trương. Từ đó làm cơ sở lên kế hoạch, lập ý tưởng trang trí sao cho phù hợp.
• Chuẩn bị sẵn sàng về nhân sự phục vụ, các trang thiết bị, dụng cụ, hệ thống âm thanh – ánh sáng và bàn ghế cho khách mời.
• Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, số lượng nhân sự… trong sự kiện.
• Nhà hàng cần hoàn thiện về cơ sở vật chất, dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ ở tất cả các khu vực. Đồng thời chuẩn bị sẵn nguyên vật liệu, đồ dùng để phục vụ chu đáo cho tiệc đãi khách trong ngày khai trương.
• Hướng dẫn nhân viên nhà hàng phục vụ thực khách một cách chuyên nghiệp, tận tình để thể hiện được giá trị của thương hiệu mới.
• Lên phương án dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện.

4. Công ty dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng ILACA 

ILACA là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại khu vực miền Bắc, Việt Nam. Trong hơn 12 năm hoạt động trên thị trường, công ty luôn nhận được sự tin tưởng của đông đảo khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, gia đình, cá nhân… có nhu cầu tổ chức sự kiện. Bởi dịch vụ của công ty hướng đến sự chuyên nghiệp, chất lượng, uy tín. 

Hiện nay, ILACA  đang cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng trọn gói, bao gồm tư vấn lên kịch bản khai trương, cung cấp thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện… Tùy vào ngân sách, quy mô, loại hình kinh doanh nhà hàng của bạn mà chúng tôi sẽ mang đến những ý tưởng khác nhau. Điều này góp phần làm nên dấu ấn riêng biệt và sức hút cho sự kiện khai trương. 

5. Dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng của ILACA  có gì?

Công ty ILACA  đã có hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Trong suốt những năm qua, công ty đã hỗ trợ, đồng hành cùng các doanh nghiệp, cá nhân thực hiện thành công hàng nghìn sự kiện ở đa dạng lĩnh vực khác nhau. Hiện nay, công ty ILACA  đã chứng minh được sự uy tín, chuyên nghiệp của mình qua những thế mạnh nổi bật bao gồm: 

• Quy tụ đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao, kiến thức chuyên môn vững vàng, linh hoạt trong việc xử lý tình huống, làm việc bằng sự tận tâm… giúp quá trình làm việc luôn đạt kết quả tối ưu.
• Tại Sen Xanh, tất cả các chuyên viên sự kiện, đội ngũ kỹ thuật, quản lý đều đã qua đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. Đặc biệt, khi làm việc họ luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
• Công ty đầu tư hệ thống âm thanh – ánh sáng chất lượng cao, hiện đại; có đầy đủ các loại thiết bị, dụng cụ, đồ trang trí phục vụ cho lễ khai trương nhà hàng, khách sạn.
• ILACA  luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách về dịch vụ tổ chức sự kiện qua hotline 19008991 – 0888.246.685. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ tư vấn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với từng trường hợp và điều kiện kinh tế. 
• Chi phí tổ chức khai trương nhà hàng được lập bảng chi tiết, báo giá công khai từng hạng mục để khách hàng thuận tiện theo dõi.

6. Quy trình tổ chức lễ khai trương nhà hàng chuyên nghiệp của ILACA 

Quy trình tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp quyết định đến 70% thành công của buổi lễ. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, ILACA  luôn sẵn sàng tư vấn, đồng hành của quý khách trong từng khâu tổ chức, cùng tạo nên một buổi lễ khai trương trọn vẹn, thành công nhất. Chúng tôi thực hiện quy trình thiết kế, xây dựng buổi lễ như sau: 

• Đón tiếp khách mời diễn ra khoảng 15-30 phút. Ban tổ chức sắp xếp đội ngũ PG, PB đón tiếp, cài hoa và hướng dẫn khách mời. Ở những sự kiện lớn thì bố trí thêm nhân viên an ninh để đảm bảo an toàn.
• Khai mạc chương trình, tuyên bố lý do. Giới thiệu đại biểu, đại diện nhà hàng và đối tác. Sau đó là phần phát biểu của chủ nhà hàng. 
• Chương trình văn nghệ làm tăng không khí vui vẻ, sôi động. Các tiết mục văn nghệ nên chia nhỏ và sắp xếp xen kẽ sao cho phù hợp.
• Tiết mục múa lân khai trương biểu diễn từ 30-60 phút. Màn múa lân được xem như nghi lễ xông đất khai trương, rước may mắn và tài lộc.
• Chủ nhà hàng, nhà đầu tư lên sân khấu cắt băng khai trương. Cắt băng kết hợp với hiệu ứng ánh sáng, pháo điện tạo không khí trang trọng. 
• Cuối cùng là tổ chức tiệc mừng khai trương để thực khách có cơ hội thưởng thức những món ăn của nhà hàng. 

Kết Luận

Trên đây là những thông tin giới thiệu về dịch vụ tổ chức khai trương nhà hàng. Mong rằng sau khi tham khảo các bạn sẽ có kiến thức, kinh nghiệm cần thiết để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Đặc biệt khi sử dụng dịch vụ của ILACA khách hàng luôn yên tâm và hài lòng về chất lượng cũng như độ uy tín, sáng tạo trong khâu tổ chức. 

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)