Thành phần nhân sự trong sự kiện

Một sự kiện ngoài khách mời tham dự còn rất nhiều thành phần khác tham gia vào sự kiện mà không phải ai cũng biết, mỗi một nhân sự trong sự kiện sự đều là một mảnh ghép giúp bức tranh sự kiện được hoàn thiện, có sự hiểu biết về các nhân sự tham dự sẽ có cái nhìn tổng quan và phương án tổ chức phù hợp nhất.

Chủ đầu tư

Là đơn vị muốn tổ chức sự kiện, chuẩn bị kinh phí tổ chức và có quyền đưa ra các yêu cầu cũng như các quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, đó có thể là doanh nghiệp, hoặc là cơ quan nhà nước, hoặc một đơn vị/tổ chức có pháp lý tại Việt Nam, hoặc chính là công ty tổ chức sự kiện đối với các sự kiện có kêu gọi tài trợ hoặc bán vé. Đối với các sự kiện có nhiều chủ đầu tư thì nhà tài trợ chính sẽ có quyền quyết định.

Nhà tổ chức sự kiện

Là đơn vị trực tiếp lên ý tưởng, dàn dựng cũng như tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện có kiến thức, có kinh nghiệm và có chuyên môn về việc tổ chức sự kiện, có quyền tư vấn cho chủ đầu tư và quyết định các hạng mục liên quan đến sự kiện trong phạm vi cho phép, ở một vài sự kiện nhà tổ chức sự kiện cũng chính là chủ đầu tư. Nhà tổ chức sự kiện cũng là đơn vị sẽ trực tiếp thay mặt cho chủ đầu tư để xin các loại giấy phép tổ chức nếu như được chủ đầu tư yêu cầu.

Khách mời tham gia sự kiện

Khách mời tham dự sự kiện sẽ được quyết định bởi chủ đầu tư, và có đôi khi là bởi sự tư vấn của nhà tổ chức sự kiện, tuỳ thuộc vào loại sự kiện mà thành phần khách mời sẽ thay đổi phù hợp với sự kiện đó. Cơ bản có thể phân loại khách mời tham dự sự kiện như sau:

• Chính quyền, ban ngành có liên quan đến sự kiện hoặc tại địa phương tổ chức sự kiện
• Các công ty truyền thông, đơn vị báo chí… có liên quan đến sự kiện
• Khách hàng, đối tác của chủ đầu tư
• Các doanh nghiệp tài chính, ngân hàng hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án
• Lãnh đạo và cán bộ – công nhân viên của chủ đầu tư
• Các nhà thầu của chủ đầu tư

Các đơn vị cung ứng dịch vụ cho sự kiện

Do tính chất của sự kiện, nhà tổ chức sự kiện sẽ là đơn vị giám sát chính, ngoài ra còn cần rất nhiều đơn vị cung ứng các dịch vụ trong sự kiện. Các đơn vị này sẽ chịu sự giám sát trực tiếp của nhà tổ chức sự kiện (âm thanh ánh sáng, sân khấu, nhà hàng, an ninh, nhân sự…)

Trên đây là một số thông tin cơ bản ILACA t cung cấp cho quý khách hàng, để hiểu rõ hơn vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.

Đội ngũ nhân sự trong tổ chức sự kiện

Đội ngũ nhân trong sự kiện là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của sự kiện. Trong nghề tổ chức sự kiện, một kế hoạch hay, ý tưởng tốt chưa đủ. Bạn cần sở hữu một đội ngũ hoàn hảo với những chuyên viên có kinh nghiệm. Họ sẽ giúp bạn hiện thực hóa sự kiện trong mơ của mình.

Quản lý sự kiện trong đội ngũ nhân sự

Quản lý sự kiện chính là vị trí cao nhất trong tổ chức sự kiện. Người quản lý cần là người có đầu óc chiến lược, khả năng điều phối hiệu quả. Một người quản lý giỏi sẽ giúp sự kiện gặt hái được nhiều thành công dù quy mô lớn hay nhỏ. Trách nhiệm của quản lý sự kiện vô cùng nặng nề. Họ là người có trách nhiệm xây dựng, tổng hợp ý tưởng cho sự kiện. Sau đó, họ giám sát và đôn đốc mọi người chuẩn bị cho sự kiện. Họ bao quát toàn bộ các bộ phận và trực tiếp đưa ra quyết định trong sự kiện. Việc phân công nhân sự, giải quyết rủi ro,…đều được kiểm soát. Đồng thời, họ là người chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của sự kiện.

Dẫn dắt sự kiện

Dẫn dắt sự kiện sẽ chịu sự điều phối của quản lý sự kiện. Họ sẽ hỗ trợ quản lý trong việc kiểm soát sự kiện. Dẫn dắt sự kiện chịu trách nhiệm hỗ trợ các vấn đề như: lên bảng công việc chi tiết, bố trí nhân sự, liên hệ nhà cung cấp,… Các điều khoản về thuê mướn địa điểm, hệ thống âm thanh cũng được dẫn dắt sự kiện đảm nhiệm. Nhìn chung, họ đóng vai trò nòng cốt trong đội ngũ nhân sự.

Giám sát sự kiện

Giám sát sự kiện sẽ là nhiều trịu trách nhiệm điều phối quá trình sự kiện diễn ra. Họ là người nắm bắt rõ nhân sự phân công trong từng hạng mục. Giám sát sự kiện sẽ chịu trách nhiệm:

• Quản lý sự việc truyền thông
• Liên hệ, kiểm soát người nổi tiếng
• Đội ngũ PGs
• Cộng tác viên, khách mời tham dự

Nhiều công ty thường bỏ qua vị trí này. Tuy nhiên, giám sát sự kiện sẽ giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, họ là người giảm bớt khó khăn về khối lượng công việc với quản lý. Việc có giám sát sự kiện trong đội ngũ nhân sự giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.

Quản lý hậu cần

Quản lý hậu cần sẽ nhận công việc theo sự phân công và hoàn thành những công việc được giao đúng với tiến độ. Họ có thể được coi như như cánh tay đắc lực của giám sát sự kiện khi luôn phải giải quyết tất cả những công việc mặc dù là nhỏ nhặt nhất. Sự tỉ mỉ, máu lửa và kinh nghiệm làm việc luôn là yếu tố cần có của một quản lý hậu cần.

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính sẽ là những người đến gặp trực tiếp khách hàng để giới thiệu, hỗ trợ về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Sau đó, nhận bản tóm tắt mang về để cùng các bộ phận khác tổ chức brainstorming và viết kế hoạch, lập bảng báo giá, đưa đi thuyết trình và đàm phán với khách hàng. Họ cũng được xem là cầu nối quan trọng của khách hàng khi là nơi để giải quyết các yêu cầu và mọi thắc mắc.

Bộ phận thiết kế trong đội ngũ nhân sự

Dựa vào những yêu cầu từ phía khách hàng mà bộ phận account mang về, các design sẽ cho ra các bản phác thảo ý tưởng và hiện thực hóa chúng thành các mẫu in hoàn chỉnh, hỗ trợ thiết kế trong suốt giai đoạn tổ chức sự kiện và lắp đặt trang thiết bị cho sự kiện.

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm các yếu tố liên quan như: trang thiết bị, hạng mục sân khấu, vận chuyển, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện,… Họ góp phần không nhỏ trong sự thành công của sự kiện. Một đội ngũ kỹ thuật tốt sẽ giảm bớt gánh nặng về trục trặc kỹ thuật, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Đơn vị cung cấp nhân sự cho sự kiện

Nhân sự cho sự kiện là một phần quan trọng. Nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp cho sự kiện của bạn được thực hiện chỉnh chu và hoàn hảo nhất. Vì thế đơn vị cung cấp nhân sự cho sự kiện cần đòi hỏi chất lượng và chuyên nghiệp.ILACA  tự hào là đơn vị cung cấp nhân sự và tổ chức sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp nhất. Với hơn 500 sự kiện với quy mô từ nhỏ đến lớn. Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp nhân sự chất lượng cho sự kiện. Tổ chức sự kiện mang lại sức thu hút truyền thông lớn đó là mục tiêu quan trọng nhất khi sự kiện được thực hiện. Đội ngũ nhân sự tốt mang lại chất lượng sự kiện được tổ chức tốt nhất. Chúng tôi với dội ngũ nhân sự tận tâm với ngành tổ chức sự kiện sẽ hoàn thành mọi thử thách dù khó đến mức nào. Bạn cần sự chuyên nghiệp. Bạn cần đội ngũ làm việc chất lượng. Bạn cần một sự kiện được tổ chức uy tín – chất lượng. ILACA  sẽ mang lại điều đó cho bạn.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)