Kick Off là gì? Làm sao để tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả?

1. Kick off là gì?

Khái niệm về Kick off khá đa dạng và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như thể thao, meeting hay kinh doanh. Tại đây, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về kickoff trong kinh doanh, doanh nghiệp. 

Trong kinh doanh, Kick off mang ý nghĩa là việc khởi động một dự án hoặc khai trương. Khái niệm này xuất hiện khi các bên tham gia chính thức liên quan đến nhau và cùng hợp tác để thực hiện kế hoạch đó.

Vai trò chính của Kick off là tạo các ấn tượng ban đầu cũng như dựng lòng tin với các khách hàng, đối tác. Từ đó, đối tác và đồng nghiệp sẽ cùng đưa ra các phương án cũng như kế hoạch dự án để có thể thực hiện mục tiêu phát triển kinh doanh một cách tốt nhất. 

Trên thực tế, đây không phải là nhiệm vụ đơn giản và nó đóng vai trò tương đối quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc cũng như khả năng hiểu và tương tác giữa các bên. Lựa chọn thời điểm bắt đầu kick off phù hợp sẽ giúp đảm bảo được kết quả theo dự định.

Kick off trong kinh doanh thường sẽ được diễn ra dưới dạng một cuộc họp khởi động dự án để mọi người có thể gặp gỡ, tương tác và làm quen với nhau. Buổi kick off sẽ được diễn ra sau thời điểm ký kết hợp đồng và hoàn tất các hoạt động thỏa thuận giữa các bên. 

Đối với các dự án lớn, hoạt động kick off sẽ bao gồm cả các hoạt động giao nhiệm vụ cũng như phân công công việc với tất cả các thành viên tham gia. Đặt mục tiêu hướng đến cuối cùng để mọi người hiểu rõ và cùng đưa ra hướng thực hiện. 

2. Những điều cần lưu ý khi tổ chức kick off là gì?

2.1 Lập kế hoạch kick off meeting đúng cách

Là người tổ chức kick off meeting, bạn cần phải là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc của dự án để hiểu rõ về công việc. Bằng việc bắt đầu quy trình, bạn sẽ có thể đánh giá được năng lực thực tế cũng như nhìn rõ rủi ro, khả năng thực hiện của từng giai đoạn, công việc trong tương lai. 

Để đảm bảo được buổi Kick off Meeting thành công, hãy thực hiện cùng với những đối tác hiểu rõ về dự án của bạn cũng như sản phẩm, quy trình và hướng đến một kết quả chung.

Hãy đảm bảo là tất cả mọi người trong buổi kick off sẽ hiểu rõ những gì mà mình sẽ làm, vạch ra được những điều cần trao đổi trong buổi Kick off để đảm bảo buổi trao đổi sẽ đạt được những mục đích đã vạch ra từ đầu. 

2.2 Chọn đúng thời điểm tổ chức kick off meeting

Để đảm bảo được hiệu quả của buổi kick off meeting, bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp để lên kế hoạch để chuẩn bị trước. Tuy nhiên, buổi kick off chính thức phải được đề xuất, lựa chọn và xác định rõ mục đích, kế hoạch và cách thực hiện để xác định thời gian kick off hợp lý nhất.

 

Thời gian kick off của dự án có thể được thay đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp hay nhiều vấn đề khác, tuy nhiên hãy cố gắng để khắc phục nếu đó là thời điểm quan trọng để đảm bảo hiệu quả của buổi kick off. 

2.3 Đừng khiến buổi kick off diễn ra một cách quá cứng nhắc

Trên thực tế, một trong những nghĩa phổ biến nhất của kick off chính là các hoạt động giúp nâng cao tinh thần cho tất cả mọi người. Chính vì vậy, để buổi kick off meeting diễn ra một cách uể oải hay chán ngắt là điều tuyệt đối không nên.

Hãy cố gắng xen các hoạt động tương tác để mọi người cảm thấy thoải mái để chia sẻ, bàn bạc và đi đến thống nhất trong sự vui vẻ thay vì cứng nhắc và quá nghiêm túc. 

3. Các bước tạo buổi Kick off meeting thành công

3.1 Những điều cần chuẩn bị cho buổi kick off là gì?

Các nội dung chính sẽ trình bày trong buổi Kick off bao gồm những gì? Hãy liệt kê chi tiết và có thể gửi trước cho bên tham dự để nâng cao hiệu quả của buổi kick off. Tùy theo đặc điểm cũng như yêu cầu của dự án mà bạn có thể gửi trước 1 hoặc vài ngày. Nội dung của buổi kick off có thể đi theo một timeline rõ ràng như:

• Giới thiệu về dự án 
• Mục tiêu, phạm vi của dự án
• Các mốc tiến độ
• Ngân sách
• Chất lượng của dự án
• Các đội nhóm tham gia và các bên liên quan
• Kế hoạch truyền thông dự án
• Đánh giá các rủi ro
• Câu hỏi và trả lời giữa các bên tham gia

3.2 Bắt đầu buổi Kick off

Buổi kick off nên được bắt đầu bằng các tiết mục vui vẻ như văn nghệ hoặc game nhỏ để tạo sự thoải mái, sáng tạo mang lại một không khí vui tươi hơn để buổi Kick off đạt được kết quả tốt nhất. 

Hãy đặt ra các quy tắc chung để buổi Kick off không bị lòng vòng mà hướng tới một kết quả cuối cùng cũng như hạn chế các mâu thuẫn có thể xảy ra. 

Luôn đảm bảo việc rõ ràng trong công bố lý do của buổi Kick off, các nội dung chính cũng như các vấn đề cần trao đổi để những người tham gia có thể nắm được và đi theo đúng kế hoạch đã đặt ra. 

3.3 Dẫn dắt buổi Kickoff

Nếu bạn là một người dẫn dắt của buổi Kick off, vai trò của bạn chính là người dẫn dắt và điều hướng để buổi kick off đi đúng hướng, đảm bảo giải quyết được các vấn đề và đi đến kết quả cuối cùng.

Giới thiệu tổng quát về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,…tất cả những nội dung chính mà mọi người sẽ cùng trao đổi trong buổi Kick off. 

Trao đổi rõ về mong đợi, mức độ hỗ trợ của tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? họ cần những thông tin nào,…và tìm cách tăng sự tương tác, hỗ trợ giữa các bên tham gia để tạo sự đồng thuận và đi đến sự thành công của buổi Kick off cũng như dự án. 

3.4 Tổng kết buổi kickoff

Phần cuối của buổi Kick off cần có mục câu hỏi và trả lời để các bên giải đáp thắc mắc và làm rõ các thông tin. Đây là phần vô cùng quan trọng để đảm bảo việc triển khai dự án sau này không xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc không rõ ràng hay hiểu nhầm. 

Kết thúc buổi Kick off, biên bản tổng kết cần được đưa ra để đảm bảo các thông tin cần thiết gồm kế hoạch hành động, những người phụ trách cũng như deadline của từng hành động. Và bản tổng kết này sẽ phải được gửi đến cho tất cả các bên liên quan để mọi người nắm được và triển khai theo đúng vai trò, nhiệm vụ đã được phân công. 

Trên đây là những yếu tố bạn cần biết về khái niệm Kick off là gì trong việc triển khai dự án cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo buổi Kick off diễn ra thành công và đi đến một mục tiêu cuối cùng. 

 

  CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)