Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Kế hoạch truyền thông marketing đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Dựa trên các yếu tố về mục tiêu, đối tượng, thiết kế truyền thông, thế mạnh doanh nghiệp,… bạn sẽ dần hình thành được một kế hoạch truyền thông hiệu quả. Và kế hoạch này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được các công việc cần làm, doanh thu đạt được và lường trước các rủi ro.

Thực hiện kế hoạch truyền thông là một điều vô cùng cần thiết nhưng không phải ai trong lĩnh vực kinh doanh cũng hiểu rõ về điều này. Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn đi tìm hiểu những kiến thức cơ bản nhất về định nghĩa thế nào là kế hoạch truyền thông marketing? Các thành phần chính của kế hoạch truyền thông là gì? Chi tiết các bước quan trọng để lập một bản kế hoạch truyền thông marketing hoàn hảo? Và nền tảng để xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả?Kế hoạch truyền thông marketing là gì?

Kế hoạch marketing truyền thông là gì? Để có thể hiểu rõ khái niệm này, chúng tôi sẽ phân tách nó thành hai phần nhỏ và lần lượt giải đáp chúng. Thứ nhất, thế nào là kế hoạch marketing? Và thứ hai, kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch marketing là gì?

Marketing là khái niệm không còn xa lạ với những ai hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và truyền thông nhưng bản chất của nó là gì, liệu bạn có thật sự hiểu. Cụ thể, giáo sư Philip Kotler cho rằng: Marketing giống như nghệ thuật khoa học để con người thỏa sức sáng tạo với mục tiêu cuối cùng là nâng cao lợi nhuận của chủ thể thực hiện.  Vì vậy, marketing sẽ là yếu tố quan trọng hàng đầu để doanh nghiệp có chỗ đứng trên thị trường.

Kế hoạch Marketing được hiểu đơn giản là một tài liệu chứa đựng các chỉ dẫn cho hoạt động marketing của doanh nghiệp. Nó là một công cụ để điều hành các hoạt động trong việc thực hiện một thương hiệu, một sản phẩm và phân bổ qua thời gian thực hiện kế hoạch. Để có một kế hoạch marketing hoàn chỉnh, các marketers của doanh nghiệp phải nghiên cứu kĩ từ thị trường thực tế để vạch ra cho doanh nghiệp những chiến lược với mục tiêu rõ ràng hoặc một  dịch vụ, một sản phẩm cụ thể. 

Một kế hoạch marketing chuyên nghiệp phải nêu ra được các phương hướng thực hiện, ngân sách cho hoạt động marketing và biện pháp marketing với thời gian thực hiện cụ thể. Đó cũng phải là một kế hoạch giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường và có thế đứng trong thị trường. Và đương nhiên, đây còn phải là một chiến lược kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp trong tương lai.

Kế hoạch truyền thông là gì?

Tương tự, kế hoạch truyền thông là một văn bản tổng hợp các thông tin về mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông cùng các phương án cụ thể cho từng mục, từng giai đoạn khác nhau. 

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ xác định được khi nào thông tin được gửi và kênh truyền thông nào sẽ được sử dụng để cung cấp thông tin. Kế hoạch đó cũng nên giải quyết ai có thẩm quyền truyền đạt thông tin và phổ biến thông tin.

Vì thế, lập kế hoạch truyền thông cần đảm bảo tính khả thi. Cùng với đó, văn bản này cũng phải đề cập các kế hoạch dự trù khác, đảm bảo doanh nghiệp luôn ứng phó kịp thời với biến đổi của thị trường.

Đến đây, chúng ta có thể đưa ra khái niệm về kế hoạch truyền thông marketing. Đây là một văn bản xác định được mục tiêu kinh doanh, là một bản đồ đường đi giúp bạn gửi thông điệp (về sản phẩm, về dịch vụ…) tới đối tượng kinh doanh, nêu rõ được phương án thực hiện, nguồn kinh phí dự tính để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông marketing sẽ kết nối doanh nghiệp và thị trường, thu hút khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh.

Xem thêm:

• KOL là gì?

Các thành phần chính của kế hoạch truyền thông

Để hiểu rõ hơn về một kế hoạch truyền thông marketing hoàn chỉnh, bạn cần nắm được các thành phần chính của nó. Dưới đây là 4 thành phần phải ghi nhớ:

1. Phân tích tổng quan (trong và ngoài)

Phân tích tổng quan là một bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hướng đi của doanh nghiệp. Hướng đi này được thông qua những phân tích cụ thể và các yếu tố có thể tác động đến hiệu quả truyền thông.

Người xưa có câu “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”. Bạn cần phải xác định được doanh nghiệp của mình đang đứng ở vị trí nào, đang phải đối mặt với những thách thức nào, đối thủ của doanh nghiệp bạn là ai trên thị trường. Và bạn có những điểm mạnh nào để chống lại đối thủ ấy hay đang bị áp đảo bởi những điểm yếu nào. Không có sự phân tích tổng quan, bạn khó mà lập ra được một bản kế hoạch truyền thông marketing hoàn hảo.

Về phần này, phân tích theo mô hình SWOT là rất hữu ích: 

• S –  Strengths (Điểm mạnh)
• W – Weaknesses (Điểm yếu)
• O – Opportunities (Cơ hội)
• T – Threats (Thách thức) 

Theođó, SW sẽ cho thấy nội tại bên trong doanh nghiệp của bạn, giúp bạn thấy được điểm mạnh (lợi thế, công việc doanh nghiệp làm tốt nhất, nguồn nhân lực…) và điểm yếu (doanh nghiệp làm chưa tốt ở đâu) để đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất.

Còn OT sẽ là bức tranh toàn cảnh về thị trường, giúp bạn biết rằng mình đang có những cơ hội nào, cơ hội ở đâu và những thách thức lớn như điều kiện kinh tế xấu đi, đối thủ quá mạnh. 

Muốn hoàn thành tốt phần việc này trong kế hoạch truyền thông, bạn cần tập trung vào những câu hỏi sau:

• Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn hiện tại là gì?
• Đối thủ của bạn gần đây đã làm gì, đã từng cạnh tranh các sự kiện tương tự chưa?
• Đề tài, sự kiện có thu hút đông đảo người hưởng ứng?
• Sự kiện có đang theo một xu hướng nào không và có thể tạo các trào lưu mới hay không?
• Bối cảnh pháp luật (về vấn đề của bạn) như thế nào?

Hoàn tất các công đoạn trên, bạn có thể phân tích bao quát và cụ thể để đưa ra đánh giá, hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.  

2. Mục tiêu

Sau khi phân tích tổng quan, bạn cần xác định rõ mục tiêu của bạn là gì. Bạn muốn đạt được gì sau khi thực hiện kế hoạch truyền thông này? Mục tiêu đưa ra phải cụ thể, chi tiết để đảm bảo các công việc được vận hành tương ứng. Mục tiêu marketing càng cụ thể bao nhiêu càng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện mục tiêu dài hạn hiệu quả bấy nhiêu. 

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề này và mô hình SMART ra đời đã giải quyết nỗi lo của họ:

• Specific – Cụ thể: đảm bảo tính hiệu quả cho từng hoạt động.
• Measurable – Có thể đo lường: xác định con số cụ thể giúp việc đánh giá kế hoạch sau khi thực hiện dễ dàng hơn.
• Achievable – Khả thi: mục tiêu đề ra phải có khả năng đạt được, không quá lớn cũng không quá nhỏ.
• Relevant – Liên quan: các mục tiêu cần nằm trong tầm nhìn, định hướng chung của doanh nghiệp.
• Time based – Thời gian: giới hạn thời gian sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch hiệu quả hơn.

Lợi ích của phần này là giúp đo lường được thị trường, nhu cầu khách hàng, giúp bạn diễn tả toàn bộ ý tưởng chính.

3. Các đối tượng liên quan

Trong phần này, bạn cần phải xác định được;

• Các đối tượng liên quan mật thiết tới kế hoạch này là ai?
• Bạn mong đợi gì ở họ?

Đây là một thành phần quan trọng không kém vì có những đối tượng này, kế hoạch truyền thông của bạn mới được thực hiện có hiệu quả.

4. Công chúng mục tiêu 

Đây chắc chắn là thành phần không thể thiếu khi doanh nghiệp bạn thực hiện kế hoạch truyền thông vì công chúng mục tiêu là đối tượng chính bạn muốn truyền thông tiếp cận. 

Các nhóm công chúng điển hình mà các marketers cần nhớ: 

• KOL: những người ảnh hưởng tới một bộ phận nhất định trong cộng đồng.
• Các chuyên gia trong lĩnh vực nào đó.
• Thành phần trong doanh nghiệp của bạn.
• Các đối tượng trên mạng xã hội.
• Báo chí.

Xác định được họ, bạn phải đưa ra được thông điệp, giải pháp truyền thông tiếp cận khách hàng để hiệu quả truyền thông lan tỏa tốt nhất.

7 bước lập một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả

Sau khi biết được những thành phần chính của kế hoạch truyền thông marketing, bây giờ bạn cần bắt tay vào lập kế hoạch cụ thể. Hãy theo dõi 7 bước vô cùng quan trọng sau giúp bạn lập một bản kế hoạch truyền thông tuyệt hảo:

Bước 1: Xác định khán giả mục tiêu (Target Audience)

Mục tiêu của mỗi kế hoạch là khác nhau nhưng mục đích chung của truyền thông marketing là nâng cao lợi nhuận.

Bước đầu tiên trong kế hoạch này, doanh nghiệp cần xác định khán giả mục tiêu dựa trên một số yếu tố sau:

– Nhân khẩu học: nắm rõ thông tin này, bạn sẽ hướng đến chính xác đối tượng khách hàng: 

• Vị trí địa lí
• Tuổi tác
• Giới tính
• Nghề nghiệp, thu nhập
• Trình độ học vấn
• Tình trạng hôn nhân.

– Tâm lí học: yếu tố này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới quyết định của khách hàng. Vậy nên, bạn không thể bỏ qua nó:

• Sở thích
• Hoạt động, thói quen
• Thái độ, ý kiến.

Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông (Objective)

Sau bước trên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu mình muốn đạt được qua kế hoạch truyền thông marketing là gì. Với bước này, hãy nhớ lại mô hình SMART chúng tôi đã giới thiệu trong mục 2 của “Các thành phần chính của kế hoạch truyền thông”.

Mục tiêu bạn hướng tới có thể là xây dựng hình ảnh, giá trị cho một thương hiệu, gia tăng sự nhận biết của khách hàng về sản phẩm,…Việc xác định mục tiêu truyền thông cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có cơ sở để xây dựng, đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông.

Bước 3: Thiết kế truyền thông (Design)

Muốn thiết kế được một bộ kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh, các doanh nghiệp không thể bỏ qua 3 yếu tố then chốt sau:

• Chiến lược về thông điệp truyền thông (Message Strategy)
• Chiến lược về hình thức sáng tạo (Creative Strategy)
• Nguồn phát thông điệp (Message Source)

Nhớ được 3 yếu tố này và vận dụng tốt nó, kế hoạch truyền thông marketing của bạn sẽ tác động tới được khán giả mục tiêu.

Bước 4: Chọn kênh truyền thông (Channels)

Lựa chọn kênh truyền thông ở mỗi kế hoạch là khác nhau. Vậy nên bạn cần lựa chọn thật kĩ các kênh truyền thông sao cho hiệu quả. 

Chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn hai kênh truyền thông chính: kênh cá nhân và kênh đại chúng. Mỗi kênh truyền thông sẽ có ưu và nhược điểm riêng.

Kênh cá nhân: Là một trong những kênh truyền thông có đặc điểm hai chiều, nghĩa là kênh này sở hữu sự tương tác, đối thoại cá nhân qua điện thoại, tin nhắn nhanh, email,…làm tăng mức độ nhận diện thương hiệu của khách hàng.

– Ưu điểm: 

• Hiệu quả tác động cao vì bạn được trực tiếp trao đổi với khách hàng, tìm hiểu được chính xác nhu cầu, mong muốn của khách.
• Xây dựng mối quan hệ, chiếm được thiện cảm của khách hàng.

– Nhược điểm: bạn cần khéo léo trong lúc trao đổi với khách hàng.

Kênh đại chúng: Truyền đạt thông tin tới đối tượng mục tiêu đại chúng bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi,…

– Ưu điểm:

• Thông điệp dễ nhớ, dễ hiểu, dễ tiếp cận.
• Sức lan truyền rộng rãi.

– Nhược điểm: 

• Chi phí cao.
• Mọi người có xu hướng bỏ qua những quảng cáo trên TV, mạng xã hội, không đọc tờ rơi,…

Vì vậy, tùy vào ngân sách, mục tiêu của chiến dịch, bạn hãy lựa chọn kênh truyền thông phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. 

Bước 5: Thiết lập ngân sách (Budget)

Bước thứ 5 để tạo nên một bản kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả là thiết lập ngân sách. Bạn cần đề ra chi phí chi tiết cho từng công việc. 

Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau cho bước này:

• Viết bài quảng cáo trên các phương tiện báo chí, kèm theo đó là bảng giá với từng trang báo cụ thể.
• Giá quảng cáo trên TV.
• Treo banner.

Bản kế hoạch càng chi tiết về phần kinh phí càng dễ dàng thông qua. Bạn hãy đảm bảo sự hợp lí của phần ngân sách để đạt được hiệu quả như mong đợi, đồng thời cũng hạn chế được những rủi ro không đáng có.

Bước 6: Cân đối media mix

Trước hết, bạn cần hiểu media mix là sự kết hợp các kênh truyền thông được sử dụng cho mục đích quảng cáo hàng hóa và dịch vụ cụ thể của bất kì doanh nghiệp nào. Mục tiêu chính của media mix là giúp các doanh nghiệp đáp ứng được các mục tiêu marketing khác nhau.

Như vậy, việc pha trộn các phương tiện truyền thông có thể tạo ra các tác động khá lớn đến doanh số và tăng trưởng của doanh nghiệp bạn. Nếu nguồn ngân sách bạn vạch ra hợp lý, việc cân đối media mix là cần thiết. Một số nền tảng hiệu quả nhất được kết hợp với nhau để tạo nên một hỗn hợp truyền thông mạnh mẽ như truyền hình, bảng quảng cáo và nền tảng phương tiện truyền thông xã hội như email, facebook, instagram,… Và không thể phủ nhận, sự kết hợp này có khả năng tiếp cận nhanh hơn, rộng hơn.

Do đó, bạn cần biết cân đối media mix để đem lại hiệu quả cho kế hoạch của mình.

Bước 7: Đo lường hiệu quả (KPI)

Đây là bước cuối cùng nhưng không thể thiếu để lập được một bản kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả.

Mỗi hoạt động truyền thông đều phải đạt được những kết quả, mang lại hiệu quả nhất định. Để đo lường được hiệu quả truyền thông, doanh nghiệp có thể so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu, so sánh chi phí phải bỏ ra giữa những phương tiện truyền thông khác nhau. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dựa trên những thước đo sau:

• Hiệu ứng truyền thông: báo đài có đề cập đến
• Tương tác với công chúng hậu chiến dịch
• Phản hồi của công chúng về chiến dịch
• Đo lường lượt tương tác với thương hiệu.

Từ đó, doanh nghiệp có thể đúc kết ra một số kinh nghiệm nhất định, tránh gặp phải ở những chiến dịch sau.

Mô hình SMCRFN – Nền tảng xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả

Ngày nay, mô hình SMCRFN được hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng để làm nền tảng xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả hơn. Kế hoạch truyền thông marketing cần đảm bảo theo các yếu tố dưới đây, tương ứng với từng chữ cái trong tên mô hình.

1. Chữ S (Source/Sender – Nguồn)

Nguồn có thể là một tổ chức hay một cá nhân bất kì có thể lan tỏa hay phát đi những thông điệp của doanh nghiệp đến công chúng. Đó có thể là KOL, chuyên gia về một lĩnh vực nào đó, các trang báo,…

2. Chữ M (Message – Thông điệp)

Đây là phần nội dung chính mà doanh nghiệp cần tạo ra để có thể gửi đến các đối tượng khán giả mục tiêu của mình.

Thông điệp cần phải đáp ứng các nguyên tắc sau để tác động mạnh mẽ nhất tới khán giả mục tiêu:

• Nhất quán
• Từ ngữ hấp dẫn, đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp cận

Bên cạnh đó, để đưa ra một thông điệp có tác động mạnh mẽ nhất, bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ những điều mà khách hàng quan tâm và mong muốn.

3. Chữ C (Channel – Kênh)

Các kênh truyền thông đóng một vai trò không nhỏ trong quá trình truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khán giả mục tiêu.

Bạn cần cân nhắc để lựa chọn kênh truyền thông phù hợp nhất, dễ dàng tiếp cận với lượng lớn người dùng. Có thể nhắc lại hai kênh truyền thông chủ yếu là kênh cá nhân và kênh đại chúng. Ngoài ra, media mix cũng là phương pháp hữu hiệu để truyền tải thông điệp của doanh nghiệp nhanh hơn, rộng hơn.

4. Chữ R (Receiver – Người nhận)

Đây chính là các đối tượng khách hàng và công chúng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Tìm hiểu kỹ về nhân số học và tâm lý học, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng tác động tới khách hàng của mình.

5. Chữ F (Feedback – Phản hồi)

Những phản hồi, đánh giá của khách hàng có thể liên quan đến ưu hoặc nhược điểm của sản phẩm, dịch vụ.

Thông qua những phản hồi khách quan này, doanh nghiệp sẽ rút ra được kinh nghiệm và đưa ra các giải pháp hợp lý nhằm cải thiện, điều chỉnh kế hoạch theo hướng tốt hơn.

6. Chữ N (Noise – Nhiễu)

Đây chính là những yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp.

Độ nhiễu khiến thông điệp của doanh nghiệp bạn trở nên sai lệch và kế hoạch sẽ không được diễn ra theo đúng lộ trình đã xây dựng.

Kết luận

Thiết lập một bản kế hoạch truyền thông marketing là một công việc không hề đơn giản. Các marketers sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và tâm huyết mới có thể làm ra một bản kế hoạch hoàn hảo. Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng các bạn có thể nắm được các nguyên tắc và các bước để lập kế hoạch marketing đúng đắn, hiệu quả cho doanh nghiệp mình. 

Ngoài ra, nếu bạn hoặc doanh nghiệp của mình đang có ý định tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp Marketing hiệu quả, vậy thì ILACA  chính là lựa chọn không thể hợp lý hơn. Là đơn vị hàng đầu trên thị trường trong lĩnh vực Marketing, ILACA dần khẳng định được vị thế và nhận được sự tin tưởng của đông đảo khách hàng. Hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi để được phục vụ một cách tận tình nhất nhé!

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)