Trọn bộ kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty chi tiết

Nội dung

• 1.  Xác định đối tượng khách mời dự tiệc tất niên
• 2. Xác định ý tưởng và chủ đề của buổi tiệc tất niên công ty
• 3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên
  • Về yếu tố thời gian
  • Về yếu tố địa điểm
• 4. Xây dựng kịch bản và timeline cho buổi tiệc tất niên
  • Kịch bản thực hiện tiến độ công việc
  • Kịch bản chương trình
• 5.  Dự trù chi phí tổ chức chương trình tiệc tất niên
• 6. Triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty
• 7. Tổng duyệt lại chương trình tiệc tất niên lần cuối
• 8. Đánh giá, đo lường hiệu quả tổ chức tiệc tất niên cho công ty
• 9. Xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty chuyên nghiệp cùng ILACA 

Với các doanh nghiệp, tiệc tất niên đã trở thành một dịp không thể thiếu để gắn kết tinh thần nội bộ. Vì vậy, các buổi tiệc tất niên cần được tổ chức một cách bài bản và chỉn chu để tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ. Dưới đây là trọn bộ kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty chi tiết nhất. 

1.  Xác định đối tượng khách mời dự tiệc tất niên

Hầu hết các buổi tiệc tất niên đều được tổ chức như một hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, vì vậy đối tượng khách mời chính thường là cán bộ nhân viên của công ty. Ngoài ra, bạn có thể mời thêm đối tác, khách hàng thân thiết… để tăng cường việc chia sẻ văn hóa doanh nghiệp. 

Bạn cần lập danh sách khách mời tham dự sớm nhất có thể. Chỉ khi chốt được số lượng người tham dự bạn mới có thể đặt thuê địa điểm và dự trù chi phí tổ chức một cách chính xác nhất.

Bạn cần phân loại khách mời rõ ràng để phục vụ cho việc xếp chỗ. Ngoài ra khi bắt tay vào việc lập danh sách bạn có thể tham khảo từ các năm trước vì thường số lượng khách không biến động quá nhiều qua các năm.

Khi đã xác định được đối tượng khách mời, bạn cũng cần lập kế hoạch để gửi thiệp ít nhất khoảng 2 tuần trước sự kiện. Điều này sẽ giúp khách mời có đủ thời gian để sắp xếp các công việc bộn bề cuối năm và tham gia sự kiện.

2. Xác định ý tưởng và chủ đề của buổi tiệc tất niên công ty

Với bất kỳ một sự kiện nào thì ý tưởng và chủ đề đều có vai trò rất quan trọng. Đây là yếu tố cốt lõi, làm cơ sở để doanh nghiệp xây dựng một chương trình tiệc tất niên với những khoảnh khắc khó quên. 

Thông thường chủ đề sẽ được thể hiện thông qua các khía cạnh như tên chương trình, phong cách trang trí, thiết kế không gian, dress code, các tiết mục văn nghệ giải trí được lồng ghép… 

Tiệc tất niên công ty được tổ chức hàng năm, do đó khi lên kế hoạch nếu nhà tổ chức sự kiện không khéo léo khi lựa chọn ý tưởng chủ đề sẽ dễ khiến mọi người cảm thấy nhàm chán. 

Bạn có thể lựa chọn một số hình thức tổ chức độc đáo như: pool party, dạ tiệc khiêu vũ, tiệc hóa trang… để làm mới format của các buổi tiệc tất niên. 

Dẫn link bài ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Việc xác định thời gian và địa điểm là bước thứ 3 mà bạn cần phải thực hiện khi triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty. 

Về yếu tố thời gian

Khi chọn ngày tổ chức, bạn không nên tổ chức vào những ngày nghỉ Tết theo lịch của nhà nước. Vì đây là khoảng thời gian riêng để mọi người thu xếp việc cá nhân, gia đình chuẩn bị đón năm mới. Hợp lý nhất là bạn nên tổ chức vào các ngày từ khoảng 15 tháng Chạp đến trước nghỉ Tết 1 ngày. 

Ngoài ra, để thuận lợi cho khách mời tham dự thì bạn nên chọn các khung giờ ngoài hành chính. Thực tế cho thấy rằng, mọi người ưa thích tham gia các buổi tiệc vào cuối tuần buổi tối hơn là các khung thời gian khác. 

Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty, bạn cũng cần tính toán thời gian diễn ra của buổi tiệc sao cho hợp lý. Thông thường thời lượng chương trình sẽ rơi vào khoảng 120-180 phút. Đây là thời lượng vừa đủ để mọi người có thể thực hiện các hoạt động giao lưu thư giãn mà không bị nhàm chán, mệt mỏi. 

Về yếu tố địa điểm

Sau khi xác định được số lượng khách mời, ngân sách và ý tưởng của buổi tiệc, bạn nên tiến hành đặt tiệc ngay.
Một địa điểm tổ chức YEP lý tưởng cho công ty cần phải thỏa mãn các điều kiện sau: 

• Sức chứa phù hợp với số lượng khách dự kiến: Nên lựa chọn địa điểm có sức chứa rộng hơn số khách dự kiến để phòng trường hợp có khách phát sinh

• Vị trí địa lý thuận tiện, giao thông dễ dàng tiếp cận địa điểm

• Không gian được bài trí phù hợp với tính chất bữa tiệc. Chẳng hạn như, bữa tiệc nội bộ quy mô nhỏ thì cần một không gian ấm cúng, gần gũi. Nhưng nếu tiệc tất niên có sự tham dự của đối tác, khách hàng… thì một địa điểm có không gian sang trọng sẽ phù hợp hơn.
• Thực đơn tiệc: Một phần 3 thời lượng của chương trình sẽ dành để khách thưởng tiệc. Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn các địa điểm cung cấp thực đơn đa dạng, chất lượng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Từ đó mang đến cho khách mời những trải nghiệm tốt nhất. 
• Tiện ích đi kèm: Một chương trình tiệc cuối năm đặc sắc sẽ không thể thiếu các tiết mục văn nghệ biểu diễn. Do đó, khi lựa chọn bạn cần ưu tiên các địa điểm có cung cấp sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn led… Ngoài ra, bãi đỗ xe cũng là một yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý. Một số cơ sở có bãi đỗ xe nhỏ chật gây bất tiện cho khách. 
• Chất lượng dịch vụ: Bên cạnh các yếu tố trên, khi khảo sát địa điểm, bạn cũng cần chú ý tới thái độ tư vấn, tác phong phục vụ của nhân viên tại đó. Những đơn vị uy tín có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm bớt được gánh nặng khi triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty. 

Bên cạnh đó, vào dịp cuối năm hầu như công ty nào cũng sẽ tổ chức tiệc tất niên. Do đó, để đảm bảo lựa chọn được địa điểm như ý theo đúng kế hoạch, bạn cần khảo sát và đặt dịch vụ sớm để tránh tình trạng hết chỗ. 

4. Xây dựng kịch bản và timeline cho buổi tiệc tất niên

Để lên kế hoạch tổ chức thành công ông một bữa tiệc tất niên cho công ty thì việc xây dựng kịch bản là không thể thiếu. Có hai loại kịch bản mà bạn cần phải tập trung xây dựng đó là kịch bản thực hiện tiến độ công việc và kịch bản chương trình.

Kịch bản thực hiện tiến độ công việc

Đây là kịch bản bao quát toàn bộ quá trình chuẩn bị setup và tổ chức. Trong kịch bản tiến độ, bạn sẽ phải liệt kê ra toàn bộ các công việc cần chuẩn bị cho buổi tiệc tất niên, sắp xếp chúng theo thứ tự thực hiện phù hợp. Đồng thời, mỗi đầu việc bạn cũng cần phân công cho người phụ trách cụ thể, tính toán và quy định thời gian thực hiện chúng. 

Việc xây dựng timeline kịch bản tiến độ như thế sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các khâu, hạn chế tối đa trường hợp trễ tiến độ. 

Kịch bản chương trình

Nếu như kịch bản tiến độ bao gồm toàn bộ quá trình từ khâu chuẩn bị đến tổ chức thì kịch bản chương trình lại tập trung chính vào thời điểm mà sự kiện diễn ra kèm theo lời dẫn cho MC.

Kịch bản chương trình tiệc tất niên cho công ty thường được chia thành 3 phần: khai mạc – chương trình chính và bế mạc. Mỗi phần lại bao gồm các tiết mục tương ứng. Dựa vào khoảng thời gian tổng, bạn cần lập kế hoạch, tính toán và phân bổ thời gian cho từng phần cũng như sắp xếp thứ tự các tiết mục biểu diễn một cách hợp lý. 

Các bữa tiệc tất niên thường là dịp để gắn kết nội bộ mọi người trong doanh nghiệp. Vì thế mà hầu hết các công ty thường lựa chọn các kịch bản chương trình mang không khí vui nhộn, độc đáo kết hợp với những khoảnh khắc lắng đọng, cảm xúc. 

Một số doanh nghiệp thường lồng ghép các clip tổng kết ghi lại các dấu ấn, các sự kiện chính của công ty trong năm vừa qua. Từ đó khơi dậy niềm đam mê công việc, truyền cảm hứng và động lực cho mọi người trong năm hoạt động tiếp theo. 

5.  Dự trù chi phí tổ chức chương trình tiệc tất niên

Chi phí tổ chức cũng là một vấn đề quan trọng mà bạn cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Hầu hết các doanh nghiệp khi tổ chức chương trình tiệc YEP đều có một mức ngân sách cụ thể. Việc của người làm tổ chức sự kiện là làm sao phân bổ chúng một cách hợp lý. 

Để làm được điều này, bạn cần liệt kê tất cả đầu mục các công việc, các hạng mục cần thiết và đưa ra một hạn mức chi tiết cho các hạng mục đó. Để chính xác, bạn có thể phải đi khảo giá của các đơn vị cung cấp trước khi tiến hành phân bổ ngân sách. 

Việc phân bổ ngân sách tổ chức chương trình tiệc tất niên công ty sẽ giúp bạn tránh vượt quá ngân sách và lạm chi sau sự kiện. Bên cạnh đó, thao tác liệt kê tất cả các hạng mục trước chi cũng sẽ hạn chế tình trạng thiếu sót trong quá trình chuẩn bị. Từ đó góp phần đảm bảo chất lượng sự kiện.  

 

Hầu hết các công ty đều có sẵn một khoản ngân sách tổ chức tiệc tất niên, vì vậy khi lập kế hoạch, bạn hãy căn cứ vào đó để xác định quy mô và phân bổ chi phí cho từng công việc một cách hợp lý. 

Danh sách các hạng mục cần chi của một sự kiện YEP cho công ty thường bao gồm các yếu tố sau: 

• Chi phí thuê địa điểm: Địa điểm là yếu tố sẽ chi phối hầu hết các yếu tố còn lại khác. Do đó khi lập ngân sách, bạn cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng và đưa ra khoản chi chính xác cho địa điểm này.
• Chi phí trang trí: Trong trang trí sẽ còn khá nhiều hạng mục con đi kèm như khác mà bạn cần phân bổ chi tiết hơn (sân khấu, backdrop chụp hình, bàn lễ tân, âm thanh, ánh sáng, banner…).
• Chi phí quà tặng khen thưởng: Với các bữa tiệc tất niên công ty thì quà tặng một yếu tố không thể thiếu. Tùy vào mục đích cụ thể của từng loại hoạt động (giải thưởng trò chơi giao lưu trong chương trình, quà khen thưởng cá nhân có thành tích xuất sắc, quà chúc mừng năm mới tới khách mời…) mà bạn nên nghiên cứu lựa chọn quà tặng cho phù hợp.
• Chi phí tiệc: Đây là hạng mục sẽ chiếm phần lớn ngân sách. Trong chi phí này thường bao gồm chi phí đồ ăn, đồ uống… Một số đơn vị cung cấp sẽ thu thêm các khoản phí dịch vụ khác đòi hỏi bạn phải trao đổi rõ trong quá trình làm việc. 
• Chi phí dự phòng: Dù bạn lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty chi tiết cụ thể đến đâu thì chắc chắn sẽ không tránh khỏi những phát sinh bất ngờ. Khoản chi phí dự phòng này sẽ là cứu cánh giúp bạn khi số lượng khách đột nhiên thay đổi phải book thêm tiệc, hay khách mời dùng nhiều đồ uống hơn định mức…

Xem thêm: Tổng hợp ƯU ĐÃI tổ chức sự kiện tại Trống Đồng Palace

6. Triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Khi đã làm rõ được các yếu tố như ý tưởng, chủ đề, địa điểm và chi phí, bạn nên bắt tay vào triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty ngay lập tức. 

Trong quá trình chuẩn bị bạn cần trao đổi và đặt trước các dịch vụ: 

• Trang trí theo concept chương trình: Hầu hết các địa điểm tổ chức đều cung cấp sẵn các gói trang trí đi kèm theo khi bạn đặt dịch vụ. Bạn có thể cân nhắc sử dụng nếu nó phù hợp với ý tưởng chủ đề của buổi tiệc tất niên. Trong trường hợp bạn muốn tăng tính độc đáo cho buổi tiệc tất niên công ty thông qua các concept trang trí độc đáo thì bạn cần liên hệ với các đơn vị chuyên môn để đặt thiết kế và sản xuất sớm. 
• Lên menu tiệc: Hiện nay có khá nhiều hình thức tiệc được các nhà cung cấp dịch vụ đưa ra để đáp ứng nhu cầu người dùng như tiệc trà, tiệc ngọt, tiệc mặn… Với các bữa tiệc cuối năm cho công ty thì tiệc mặn là hình thức được ưa chuộng hơn cả. Với các bữa tiệc mặn, các thành viên trong công ty có thể quây quần bên bàn tiệc, cùng trò chuyện, giao lưu,… Hình thức tiệc này góp phần không nhỏ để gắn kết tinh thần nội bộ của tập thể doanh nghiệp. 
• Chuẩn bị quà tặng: Các hạng mục quà tặng nhân viên, quà tặng ban lãnh đạo, quà lưu niệm khách mời, quà khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc, quà trao giải thưởng cho các tiết mục giao lưu… bạn đều phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng và chuẩn bị sao cho phù hợp với mục đích và đối tượng người nhận.
• Chuẩn bị các hạng mục liên quan khác: Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện tiệc tất niên cho công ty bạn cũng cần lưu ý đến một số hạng mục như standee, băng rôn, âm thanh, ánh sáng… Những yếu tố này bạn cần liên hệ đặt dịch vụ sớm để đơn vị cung cấp có đủ thời gian thiết kế cũng như tính toán thời gian setup. 

Một ngày trước sự kiện là khoảng thời gian phù hợp để lắp đặt các hạng mục cứng.

Hãy đảm bảo các yếu tố như sân khấu, background chụp hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn tiệc… đều được setup đúng theo thiết kế và đảm bảo tiến độ.

Cuối năm các phòng tiệc hầu như đều full lịch, do đó bạn cần làm việc với địa điểm để sắp xếp thời gian thi công lắp đặt sao cho hợp lý, tránh bị chồng chéo vào tiệc khác, vừa ảnh hưởng đến địa điểm vừa gây khó khăn cho công tác chuẩn bị của mình.

7. Tổng duyệt lại chương trình tiệc tất niên lần cuối

Tổng duyệt có ý nghĩa rất quan trọng với một chương trình sự kiện bất kỳ, không riêng tiệc tất niên cho công ty. Dù bạn có lên kế hoạch tổ chức chi tiết đến đâu thì cũng không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Tổng duyệt như một bản nháp, giúp bạn khớp nối toàn bộ các hạng mục của chương trình, phát hiện các vấn đề phát sinh và kịp thời xử lý. 

Để hạn chế tối đa các biến cố, bạn cần kiểm tra các kỹ các hạng mục tiệc tất niên như sau: 

• Âm thanh, ánh sáng, micro: Hãy đảm bảo chúng hoạt động tốt và có công suất phù hợp với chương trình. Tránh tình trạng loa, micro có âm lượng bé, gây bất tiện cho khách mời khi thưởng thức các tiết mục văn nghệ.
• Kịch bản lời dẫn của MC: Hãy trao kịch bản lời dẫn cho MC một cách sớm nhất, để MC có thể nắm bắt được nội dung chương trình. Từ đó xử lý và dẫn dắt chương trình một cách mượt mà và trơn tru.
• Trang phục, đạo cụ của các tiết mục: Đây là hạng mục hay có phát sinh vấn đề nhất trong quá trình chuẩn bị tiệc tất niên cho công ty. Các tình huống thường xảy ra có thể kể đến như thiếu hoặc hỏng hóc… Hãy kiểm tra lại một lần nữa vào có sự bổ sung kịp thời nếu xảy ra vấn đề.
• Đảm bảo thời gian có mặt của đội biểu diễn, các nghệ sĩ khách mời… tránh trường hợp nghệ sĩ đến muộn, ảnh hưởng đến chương trình. 
• Kiểm tra lại thực đơn tiệc một lần cuối và trao đổi kỹ với đơn vị cung cấp về thời gian lên tiệc. 

8. Đánh giá, đo lường hiệu quả tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Ban tổ chức ngồi lại với nhau sau chương trình không chỉ là dịp để báo cáo công việc với ban lãnh đạo mà còn là lúc mọi người đánh giá đo lường hiệu quả của sự kiện. Trong buổi tổng kết này, ban tổ chức tiệc tất niên của công ty cần nhìn nhận những điều đã làm tốt và những vấn đề xử lý chưa tốt. Những cái tốt cần được tuyên dương và tiếp tục phát huy. Riêng với những sự cố, những phát sinh không đáng có, ban tổ chức cần nhìn nhận, đánh giá, đưa ra cách giải quyết sau đó để mọi người cùng rút kinh nghiệm cho các sự kiện khác. 

Để có thể đo lường hiệu quả các công việc một cách chính xác và đầy đủ, bạn có thể lập 1 bảng tổng kết, liệt kê các yếu tố cần đánh giá và quy định chúng theo các thang điểm “tốt, trung bình, tệ” và phương án xử lý. 

Checklist kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để dễ hình dung hơn về kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty, bạn có thể tham khảo bảng tóm tắt sau: 

9. Xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty chuyên nghiệp cùng ILACA 

Là một trong các đơn vị tiên phong và uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Trống Đồng Palace luôn nỗ lực mang tới trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. 

Với 12 năm kinh nghiệm, Trống Đồng Palace đã xây dựng cho mình quy chuẩn làm việc và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp thực hiện hàng ngàn sự kiện quy mô lớn nhỏ. 

Để nâng cao trải nghiệm, san sẻ với khách hàng phần nào các công việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện nói chung và tiệc tất niên nói riêng, Trống Đồng Palace đã cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói trên toàn hệ thống, gồm: 

• Tư vấn lập kế hoạch tổ chức sự kiện, mang đến cho khách hàng một bản kế hoạch chi tiết và chỉn chu nhất
• Hỗ trợ khách hàng xây dựng kịch bản chương trình ý nghĩa và ấn tượng
• Trang trí sự kiện, setup sân khấu cùng trang thiết bị hiện đại, chất lượng âm thanh ánh sáng tốt nhất
• Cung cấp các dịch vụ đi kèm như MC, ca sĩ, biên đạo múa…
• Hỗ trợ lên menu tiệc phong phú phù hợp với từng loại hình sự kiện

Bên cạnh đó, ILACA còn sở hữu hệ thống gồm 12 cơ sở tổ chức sự kiện tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Mỗi cơ sở lại được thiết kế nhiều sảnh tiệc với quy mô và phong cách trang trí độc đáo ấn tượng. Từ đó, mang đến cho khách hàng những không gian tiệc đẳng cấp và chất lượng nhất, tạo nên sự mới mẻ của các buổi tiệc tất niên hàng năm. 

Tổ chức một sự kiện nói chung và tiệc tất niên cho doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng. Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ góp ích phần nào cho bạn trong việc lập và triển khai kế hoạch tổ chức tiệc tất niên cho công ty. Nếu bạn vẫn còn đang phân vân, chưa biết bắt đầu công việc từ đâu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)