Bảng mẫu timeline chương trình sự kiện chi tiết A-Z

Timeline sự kiện là công đoạn được thực hiện cuối cùng trong khâu chuẩn bị sự kiện bởi vì nó chỉ có thể xuất hiện khi các đầu công việc khác đã được giải quyết gọn hoặc đang dần hoàn thiện.

Đối với dân trong ngành, timeline chương trình sự kiện còn đóng vai trò như một tờ thời gian biểu mà các em học sinh hiện nay sử dụng. Nó cung cấp rất chi tiết các thông tin quan trọng có trong sự kiện và phân bổ chúng với lượng thời gian phù hợp nhất.

Để có thể xây dựng thành công bảng timeline sự kiện, doanh nghiệp sẽ cần chú ý đến một số thông tin quan trọng được chia sẻ trong bài viết này của JURO đấy nhé!

Timeline sự kiện là gì?

Timeline sự kiện là bản tiến độ các công việc của một chương trình sự kiện tương ứng với mốc thời gian cụ thể. Mẫu timeline tổ chức sự kiện được xây dựng với mục đích giúp cho ekip dễ quản lý và điều hướng chặt chẽ các tiết mục diễn ra đúng với khung thời gian theo kế hoạch đã lên.

Bảng timeline sự kiện còn được nhận xét là rất quan trọng để chương trình có thể diễn ra tốt đẹp. Thế nên các nhân sự đã được Ban Lãnh Đạo phân công công việc cần phải nắm rõ nó để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được giao phó.

Như những chia sẻ ở đầu bài, mẫu timeline sự kiện chỉ có thể xuất hiện khi chúng ta hoàn thiện các đầu công việc cần có trong một sự kiện, điển hình như xác định nội dung, mục đích, ý nghĩa và kịch bản chương trình, MC scripts,…

Tùy vào mục đích truyền tải thông tin của mỗi chương trình mà người thực hiện bảng timeline sự kiện sẽ cần phải chèn thêm các cột thông tin khác, giúp người đọc hiểu rõ dụng ý của từng tiết mục và có cách thích ứng kịp thời với mọi tình huống.

Xem thêm: Khái niệm tổ chức sự kiện là gì và bao gồm những công việc gì?

Cách làm TIMELINE  sự kiện chi tiết

Nếu đây là lần đầu tiên bạn xây dựng kịch bản sự kiện thì các bước thực hiện một timeline chương trình sự kiện hoàn chỉnh sau đây sẽ là gợi ý tốt nhất đến từ JURO đấy nhé.

Tạo timeline sự kiện mẫu

Trong ngành tổ chức sự kiện không có định nghĩa nào được xem là tuyệt đối và không có kế hoạch nào chỉ xây dựng trong lần đầu là được duyệt ngay!

Ngay cả timeline chương trình sự kiện cũng không ngoại lệ khi có thể thay đổi bất cứ lúc nào nếu như nhà tổ chức không thống nhất nội dung và ý tưởng ngay từ ban đầu.

Vậy nên việc làm ra một timeline sự kiện mẫu với các khung cơ bản để các bộ phận nhân sự có thể thay nhau điền đầy đủ thông tin về mục công việc cần hoàn thiện là điều rất cần thiết.

Từ cái mẫu đã dựng sẵn, nhân sự có vai trò quản lý sự kiện sẽ thống nhất lại nội dung và trình bày chúng một cách logic nhất.

Thiết lập nội dung timeline tổ chức sự kiện

Tiếp nối phần nội dung công việc được kể ở trên, thiết lập nội dung trong timeline tổ chức sự kiện một cách chi tiết và rõ nghĩa sẽ giúp mọi người khi bắt tay thi công sự kiện sẽ trở nên mượt mà hơn.

Để chắc chắn nội dung của kịch bản rõ nghĩa, bạn nên tham khảo ý kiến của các bộ phận trong công ty (đối với doanh nghiệp) hoặc tham khảo ý kiến khách hàng (công ty tổ chức sự kiện trọn gói).

Nhờ những ý kiến này, timeline sự kiện mẫu của bạn sẽ dần hoàn thiện để có thể làm thành bản chính thức gửi cho cấp Ban Lãnh Đạo.

Đặt deadline cho từng hạng mục công việc

Sau khi đã điền đầy đủ các thông tin về công việc trong bảng timeline, tiếp đến nhân sự quản lý sự kiện cần phải phân rõ công việc cho từng cá nhân cùng với deadline cụ thể.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể hoạch định công việc nhanh, kiểm soát được tiến độ của các bộ phận trước khi sự kiện diễn ra.

Những phần nội dung công việc có thể chi tiết hoặc thiết lập thành một văn bản khác để chia sẻ đến các phòng ban, tránh việc nhồi nhét quá nhiều thông tin khiến bảng timeline sự kiện của bạn thiếu chuyên nghiệp.

Bảng mẫu timeline chương trình sự kiện tham khảo

Nếu những thông tin trên chưa làm rõ nghĩa của cụm từ timeline sự kiện thì bảng timeline sự kiện mẫu sau đây sẽ là gợi ý không nên bỏ lỡ đấy nhé.

MẪU TIMELINE SỰ KIỆN “CENLY PHOENIX” Đơn vị tổ chức: Juro Production
TT	THỜI GIAN	THỜI LƯỢNG (phút)	NỘI DUNG		GHI CHÚ
1	08H30 – 09H45	75	Đón khách
2	09H55 – 10H00	5	Vào chương trình		MC off voice
3	10H00 – 10H05	5	KHAI MẠC	Múa đương đại + violin	1 nam 1 nữ, key chính “phượng hoàng”
4	10H05 – 10H10	5		Chiếu clip hành trình 7 năm
5	10H10 – 10H12	2		Chiếu clip CEO thay mặt công ty cảm ơn hệ thống Kịch bản (chèn link)	Ngày 18/6 gửi lại KB quay.
6	10H12 – 10H15	3		Boss Ly xuất hiện và phát biểu khai mạc sự kiện (chèn link của bài phát biểu)	Ngày 18/6 gửi Cenly phần Script BossLy bế mạc
7	10H15 – 10H20	5		Band nhạc biểu diễn
8	10H20 – 10H30	10	VINH DANH	Vinh danh đợt 1 (55) Bốc thăm lần 1 (giải ba)	11người/lần_5 lượt
9	10H30 – 10H40	10		Vinh danh đợt 2 (26) Bốc thăm lần 2 (giải nhì)	5người/lần_5 lượt (top cuối 6 người)
10	10H40 – 10H55	15		Vinh danh đợt 3 (7)	MC đọc tên 7 người, từng người sẽ có visual riêng MC mời 7 người lên sân khấu cùng lúc (visual layout 7)
11	10H55 – 11H00	5		Tiệc mặn + chơi nhạc MC giao lưu hệ thống	Tiệc mặn đến hết sự kiện
12	11H00 – 11H20	20	RA MẮT COMBO	Giới thiệu combo: – Chiếu clip BossLy, sản phẩm. Kịch bản (chèn link kịch bản). – Boss Ly giới thiệu sự xuất hiện combo mới vừa được chiếu – Chiếu clip quảng cáo sản phẩm – Boss Ly giới thiệu chi tiết về combo – Câu hỏi và câu trả lời dành cho một bạn trong hệ thống (2phut)
13	11H20 – 11H25	5		Minigame tương tác	Minigame dự đoán giá combo sản phẩm (diễn ra sau phần BossLy giới thiệu combo và trước phần công bố giá sản phẩm): – Thể lệ: Khách mời dự đoán điền giá sản phẩm combo mới trực tiếp tại buổi sự kiện. – Cách xác định người trúng giải: 10 người dự đoán đúng/hoặc 10 người có đáp án gần đúng nhất với đáp án từ BTC. – Giải thưởng: Combo sản phẩm mới. *Khách mời tham gia bằng cách truy cập đường link/quét mã QR code. *Visual xuất hiện trong phần đoán giá sản phẩm (vd: số con số 0, số đầu là số 5,…) Phối hợp cùng BossLy.
14	11H25 – 11H40	15		Giới thiệu chính sách mới: – BossLy thuyết trình + trình chiếu song song chính sách & bảng giá	BG Hiển thị Bảng giá + Sản phẩm mới theo lời thuyết trình BossLy. – Bổ sung thêm thiết kế minh họa cho Bossly thuyết trình: 1 hộp giảm béo + 1 Detox + 1 cẩm nang làm đẹp + 1 thước dây đo. – Ngày 18/6 gửi lại nội dung thuyết trình BossLy (dựa theo thông tin Cenly gửi)
15	11H40 – 11H50	10		Ký kết GĐPTCL Bốc thăm lần 3 (giải nhất)	Trao giấy bổ nhiệm quyết định GĐPTCL Visual “Lễ bổ nhiệm”
16	11H50 – 12H00	10	BẾ MẠC	Múa bế mạc	Gửi thiệp cám ơn cho 4 nhánh lớn Gửi hộp cốc quà tặng cho hệ thống
17	12H00 – 12H30	30	PHỎNG VẤN	Phỏng vấn hệ thống, BossLy về sự kiện lần này. Phỏng vấn hệ thống, BossLy về combo + chính sách mới. Kịch bản PV	Danh sách phỏng vấn: – Founder & CEO Cenly – GĐPTCL: Thảo Lê, Kiều Duyên, Thanh Hương, Tô Yến Nhi, Xuân Trường, Nguyễn Bé Ngọc. – Hệ thống GĐKD, NPP, TĐL: Các nhánh cử ra tổng tầm 8 bạn (Anh Công chốt danh sách gửi team 16/6). Ưu tiên những bạn nói lưu loát, tự tin.

Đây là timeline cũng là kịch bản mà JURO từng thực hiện cho sự kiện CENLY PHOENIX của thương hiệu làm đẹp Cenly Organic.

Tuy không chi tiết nhưng khi có timeline sự kiện mẫu, các cá nhân trong team JURO có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc, điều hướng hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã bàn trước đó.

Phần timeline sự kiện này có thể liên kết với cả MC scripts thế nên người trình bày nội dung cần phải phân bổ đều các cột nội dung và hạn chế viết tắt để tránh việc hiểu lầm.

 Bài viết cùng chủ đề:

• Các ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề độc đáo 2022
• Tổ chức sự kiện cần những gì và yêu cầu cần có là gì
• Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai và giữ vai trò gì?

Mong rằng với những thông tin hữu ích kèm theo ví dụ dễ hình dung của Công ty TNHH Truyền Thông MTV ILACA bạn sẽ hiểu rõ hơn về cụm từ timeline sự kiện và có cách thực hiện bảng timeline sự kiện thành công nhé!

 

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)