Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của việc lập kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Nhiệm vụ hàng đầu của nhà tổ chức sự kiện đó là lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình xác định trước các công việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác định. Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.

Kế hoạch tổ chức sự kiện cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức sự kiện. 

 

Cách đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai phương diện:

– Về hình thức, kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng. 

– Về nội dung, bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch; các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…

Vai trò của lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Như vậy, nó có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức sự kiện, bao gồm: 

– Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm thực hiện hiệu quả các nội dung sẽ có trong sự kiện. 

– Giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các hạng mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai thực hiện các hạng mục công việc này. Từ đó đảm bảo tiến độ cho việc chuẩn bị cũng như triển khai thực hiện sự kiện. 

– Kế hoạch tổ chức sự kiện xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân; nên nó chính là cơ sở cho việc chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá kết quả. 

– Trong kế hoạch tổ chức sự kiện không thể thiếu nội dung xác định các sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng, khắc phục điều này giúp cho nhà tổ chức sự kiện tối thiểu hoá các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc phục khi có những vấn đề phát sinh. 

– Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp việc dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện một cách đầy đủ chính xác hơn. Trong thực tế dự toán ngân sách tổ chức sự kiện được lập khi đã có chương trình của sự kiện, nhưng nó sẽ được điều chỉnh khi lập kế hoạch chi tiết và tiếp tục được điều chỉnh bổ sung khi kết thúc sự kiện. 

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng nêu trên, trong hoạt động tổ chức sự kiện ở các nước phát triển, công việc này thậm chí đã trở thành một lĩnh vực riêng trong tổ chức sự kiện. 

Có những nhân viên chuyên về lập kế hoạch tổ chức sự kiện (event planner), thậm chí có những trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lập chương trình, kế hoạch cho mình còn quá trình chuẩn bị, thực hiện sẽ do họ tự đứng ra đảm nhiệm.

Vì vậy để đảm bảo một sự kiện diễn ra hiệu quả nhất cần có một bản kế hoạch chi tiết, hoàn chỉnh và phù hợp. Khi làm một sự kiện việc lập kế hoạch phải được ưu tiên hàng đầu và luôn có sự điều chỉnh hợp lý nhất. 

Vạn Đắc Phúc tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, trách nhiệm đến cùng!

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhà tổ chức sự kiện sáng tạo & chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn tốt nhất!

 

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)