6 loại địa điểm tổ chức sự kiện cần biết cho sự kiện của doanh nghiệp

Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi diễn ra các sự kiện quan trọng, từ các buổi đào tạo, các buổi hội thảo hợp tác, chương trình phát triển lãnh đạo…

Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp đóng vai trò quan trọng, mang tính định hình trải nghiệm tổng thể của cả người tổ chức và tham gia. Tuy nhiên, mỗi sự kiện lại có mục tiêu khác nhau, khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn khi tìm địa điểm ưng ý và phù hợp.

Trong bài viết này, ILACA sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu những loại địa điểm tổ chức sự kiện phổ biến, ưu và nhược điểm của từng loại, từ đó giúp chọn địa điểm phù hợp.

Tại sao doanh nghiệp cần thuê địa điểm tổ chức sự kiện tốt?

Tầm quan trọng của một địa điểm phù hợp là không thể phủ nhận. Một số lợi ích mang lại như:

1. Đạt được mục tiêu/yêu cầu của sự kiện

Bất kể mục tiêu sự kiện của doanh nghiệp là gì, việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có thể hiện thực hoá điều đó.

Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường gắn kết đội nhóm, việc thuê địa điểm trang trọng như sảnh khách sạn sẽ không phải là một lựa chọn lý tưởng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn gây ấn tượng với khách hàng VIP, một không gian bình thường, đơn giản sẽ không phù hợp.

Không gian tổ chức sự kiện là điều đầu tiên khách hàng nhìn thấy và cảm nhận, từ đó họ sẽ đánh giá chất lượng và giá trị của sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp sẽ cần phải có vị trí thuận tiện, phong cách bày trí phù hợp và đầy đủ tiện nghi, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu sự kiện.

2. Sự kiện diễn ra suôn sẻ

Mặc dù không gian tổ chức và vị trí là một trong những điều quan trọng, nhưng đội ngũ hỗ trợ và các tiện nghi tại đó cũng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự kiện thành công.

Một địa điểm được trang bị các dịch vụ và tiện nghi cần thiết, cho phép giảm thiểu trục trặc trong khâu hậu cần và chuẩn bị.

Địa điểm tổ chức sự kiện hoàn hảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, từ internet tốc độ cao và hệ thống âm thanh hình ảnh hiện đại đến chỗ đậu xe thuận tiện và khu vực riêng dành cho đồ ăn thức uống phù hợp.

Sự hỗ trợ này cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào nội dung của sự kiện, đảm bảo sự an tâm và nâng cao hiệu quả tổng thể.

3. Nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp là điều cần thiết để tạo ấn tượng tích cực cho cả nhân viên và khách hàng cao cấp, góp phần định hình nhận thức về thương hiệu của doanh nghiệp.

Một nơi phù hợp về giá trị và thẩm mỹ của công ty sẽ góp phần xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, tạo ấn tượng tích cực và lâu dài.

Dù là không gian công nghệ sáng tạo cho doanh nghiệp khởi nghiệp hay địa điểm sang trọng, tinh tế cho thương hiệu cao cấp, thì địa điểm tổ chức sự kiện luôn đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải và nâng tầm hình ảnh thương hiệu.

Những loại địa điểm tổ chức sự kiện phổ biến không nên bỏ lỡ

Mỗi loại địa điểm đều có những lợi thế và đặc điểm riêng biệt. Hiểu rõ các lựa chọn này là điều cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt cho nhu cầu của một sự kiện. 

Sau đây là 6 loại địa điểm tổ chức sự kiện phổ biến và những đặc điểm riêng:

1. Coworking space:

Những địa điểm coworking space như Dreamplex, với không gian năng động và hiện đại, rất phù hợp để tổ chức các sự kiện với không khí náo nhiệt.

Việc xây dựng coworking space chú trọng đến trải nghiệm người dùng nhưng vẫn đáp ứng được các yêu cầu của môi trường kinh doanh.

Ưu điểm: Môi trường năng động và sáng tạo là một đặc trưng của coworking space.

Với khả năng thay đổi linh hoạt cách bố trí và trang thiết bị, các không gian này phù hợp với nhiều loại hình sự kiện khác nhau, từ sự kiện giao lưu kết nối, hội thảo, workshop, cho đến các buổi họp toàn công ty và các cuộc họp chung khác.

Không gian xanh tại Dreamplex Ngô Quang Huy và Dreamplex Lê Hiến Mai không chỉ tạo ấn tượng tốt cho khách tham dự sự kiện, mà còn góp phần vào các mục tiêu môi trường, xã hội và quản trị (ESG) đang được nhiều công ty quan tâm.

Địa điểm này lý tưởng cho các sự kiện quy mô nhỏ và vừa, nơi diễn ra những hoạt động tương tác giữa người tổ chức và những người tham dự. Đồng thời cần đảm bảo hỗ trợ chuyên nghiệp và cơ sở vật chất hiện đại.

Ngoài các khu vực làm việc, nhiều không gian làm việc chung còn cho thuê chỗ tổ chức sự kiện theo giờ, cho phép doanh nghiệp tổ chức và điều hành sự kiện theo ý muốn, góp phần giảm đáng kể chi phí.

Nhược điểm: Điểm hạn chế của loại hình không gian này là sức chứa tương đối nhỏ. 

Coworking space có thể không phù hợp với các sự kiện có hơn 100 khách tham dự do sức chứa hạn chế. Dreamplex là một trong những cái tên nổi bật nhất trong thị trường coworking space đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam.

Dreamplex là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực coworking space, đồng thời cung cấp các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với sức chứa tối đa 80 người và hỗ trợ đa dạng cách bố trí, Dreamplex đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau.

Dreamplex cung cấp đầy đủ các thiết bị như màn hình, máy chiếu, loa và microphone, đáp ứng mọi nhu cầu cho các sự kiện kinh doanh và phòng họp, mang đến giải pháp trọn gói cho khách hàng.

Bên cạnh đó, đội ngũ Dreamplex cũng đảm bảo quá trình lên kế hoạch sự kiện diễn ra suôn sẻ, góp phần nâng cao trải nghiệm tổng thể cho khách hàng.

2. Trung tâm Hội nghị:

Nếu doanh nghiệp đang tổ chức một hội nghị hoặc sự kiện quy mô lớn và không quá lo lắng về vấn đề chi phí, thì các trung tâm hội nghị uy tín như GEM Center, Thiskyhall Sala và SECC Saigon Exhibition & Convention Center sẽ đáp ứng hoàn hảo nhu cầu về không gian rộng rãi và chất lượng dịch vụ cao cấp.

Với kinh nghiệm tổ chức hàng loạt sự kiện đa dạng, các trung tâm này luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Mặc dù chi phí tương đối cao, nhưng doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm nhờ đội ngũ chuyên nghiệp của có thể giải quyết hầu hết các khâu hậu cần của sự kiện.

Ưu điểm: Nổi tiếng với không gian chuyên nghiệp và cơ sở vật chất được trang bị tốt, các trung tâm hội nghị cung cấp không gian rộng rãi cho các sự kiện và hội nghị quy mô lớn, phù hợp với danh sách tham gia hàng trăm người trở lên

Nhược điểm: Chi phí có thể là một yếu tố hạn chế và bầu không khí trang trọng sẽ ít thuận lợi hơn cho các cuộc tụ họp thân mật, hoặc cần không gian thảo luận ý kiến.

3. Khách sạn:

Cũng như những trung tâm hội nghị chuyên nghiệp, các khách sạn hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội sẽ mang đến cho doanh nghiệp trải nghiệm tổ chức sự kiện suôn sẻ và đáng tin cậy nhờ đội ngũ giàu kinh nghiệm của họ.

Khách sạn không chỉ có thể tổ chức các cuộc họp nhỏ mà còn có khả năng đáp ứng các sự kiện quy mô lớn tương đương với các trung tâm hội nghị. Tuy nhiên, dịch vụ hậu cần trọn gói này sẽ đi kèm với mức giá tương ứng.

Ưu điểm: Khách sạn cung cấp giải pháp linh hoạt và toàn diện với chỗ ở tại chỗ, dịch vụ ăn uống và không gian tổ chức sự kiện đa dạng phù hợp cho hội nghị, đám cưới và một số hoạt động trang trọng khác.

Nhược điểm: Chi phí có thể cao hơn và bầu không khí có thể kém độc đáo so với những địa điểm khác.

4. Bảo tàng:

Với không gian độc đáo và đậm chất văn hóa, các bảo tàng là địa điểm lý tưởng để tổ chức những sự kiện truyền cảm hứng sáng tạo và thúc đẩy sự tham gia.

Mặc dù hoạt động cho thuê không gian tổ chức sự kiện chưa phổ biến tại các bảo tàng Việt Nam, nhưng một số triển lãm như “Nếp xưa” và “Con đường” tại Bảo tàng Hà Nội cho thấy tiềm năng và sự sáng tạo trong việc tận dụng không gian này.

Mặc dù tổ chức sự kiện tại bảo tàng có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn, nhưng sự độc đáo và ấn tượng mà nó mang lại sẽ khiến mọi người hài lòng.

5. Sân vận động:

Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện hoành tráng, các địa điểm thể thao như Sân vận động Quân khu 7 có thể là một lựa chọn tuyệt vời. 

Với sức chứa lớn và không khí sôi động, các sân vận động và nhà thi đấu là địa điểm hoàn hảo cho các sự kiện sôi động, hội chợ thương mại hoặc ra mắt sản phẩm hoành tráng.

Mặc dù đáp ứng tốt nhu cầu về không gian rộng rãi cho hàng nghìn người, địa điểm này đòi hỏi nhiều khâu chuẩn bị và chi phí bổ sung đáng kể.

Ưu điểm: Các sân vận động có sức chứa rất lớn, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các sự kiện mang tính sôi nổi hoặc trình diễn như ra mắt sản phẩm. Đây là địa điểm phù hợp với quy mô hàng nghìn người và những sự kiện cần không gian khả dụng lớn.

Nhược điểm: Những hạn chế về tính linh hoạt trong cách bài trí và thiết kế sẽ là một điểm trừ, đồng thời đây sẽ là một lựa chọn cần phải tính toán kỹ lưỡng về mặt tài chính để hạn chế tổn thất ngoài ý muốn.

6. Không gian ngoài trời:

Các không gian ngoài trời, từ những khu vườn đến sân thượng rộng lớn và các công viên công cộng sôi động, mang đến một khung cảnh độc đáo và tươi mới cho nhiều sự kiện khác nhau. Một số nơi có địa điểm ngoài trời như: Thảo Điền Village, Gem Center, Villa Sông Sài Gòn,…

Ưu điểm: Bầu không khí tự nhiên của không gian ngoài trời mang lại sự thoáng đãng và cởi mở, phù hợp cho nhiều sự kiện từ đám cưới đến buổi họp nhóm hay trao đổi gần gũi.

Nhược điểm: Các sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào thời tiết và có thể yêu cầu cao về khâu hậu cần, đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận. Việc không chuẩn bị tốt hậu cần sẽ gây ra trở ngại lớn với các sự kiện này vì không có sẵn nguồn cung.

Những điều doanh nghiệp cần cân nhắc khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

1. Vị trí: 

Điểm quan trọng nhất cần lưu ý là vị trí của địa điểm tổ chức sự kiện và thời gian di chuyển của khách mời, đặc biệt là trong tình trạng giao thông tấp nập như ở Việt Nam. Một địa điểm tổ chức sự kiện tuyệt vời gần nơi ở hoặc làm việc của khách mời sẽ giúp nâng cao trải nghiệm tổng thể cho người tham gia. Bởi vì việc đi lại thuận tiện và nhanh chóng góp phần tạo sự thoải mái cho họ.

Ngoài ra, một địa điểm thuận tiện còn cho phép những người tổ chức, nhanh chóng xử lý các trường hợp khẩn cấp hoặc những thiếu sót trong suốt sự kiện.

2. Dịch vụ và thiết bị: 

Để một sự kiện diễn ra thành công, trang thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp như micro và loa, máy chiếu và màn hình trình chiếu, cùng khả năng truyền tải trực tiếp là những yếu tố cực kỳ quan trọng. 

Một địa điểm tổ chức sự kiện được trang bị tốt thường có sẵn hệ thống nghe nhìn và hỗ trợ kỹ thuật, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. (Điều này rất quan trọng vì doanh nghiệp không thể lúc nào cũng quen thuộc với trang thiết bị tại một địa điểm mới chưa từng hợp tác trước đó).

3. Sức chứa: 

Việc đánh giá khả năng đáp ứng danh sách khách mời là điều vô cùng quan trọng, để tránh tình trạng quá tải và đảm bảo một địa điểm tổ chức sự kiện thoải mái. Đồng thời, hiểu rõ về quy mô sự kiện và có biện pháp dự phòng cần thiết sẽ giúp điều chỉnh ngân sách phù hợp, tránh những thâm hụt về tài chính.

Tìm kiếm địa điểm tổ

4. Mức độ hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên

Mức độ hỗ trợ doanh nghiệp nhận được trước và trong sự kiện có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có một đội ngũ tổ chức sự kiện nội bộ hùng hậu, điều này có thể không đáng lo ngại.

Nhưng nếu là nhân viên HR hoặc lãnh đạo doanh nghiệp và cần thêm sự hỗ trợ (cả về nguồn lực và ý tưởng), thì việc chọn một địa điểm tổ chức sự kiện đã từng tổ chức các buổi họp tương tự sẽ giúp ích rất nhiều. 

Chẳng hạn, đội ngũ Dreamplex với hơn tám năm kinh nghiệm tổ chức đa dạng các sự kiện doanh nghiệp, có thể giúp mang đến cho khách mời trải nghiệm tuyệt vời. 

5. Bài trí không gian: 

Cách bài trí địa điểm sự kiện góp phần đáng kể vào bầu không khí và mức độ tương tác. Sự linh hoạt trong việc sắp xếp không gian của địa điểm tổ chức cho phép ban tổ chức hướng sự chú ý và tạo không gian tương tác phù hợp.

6. Catering and F&B:

Đối với một số cuộc họp ngắn, chỉ cần một chai nước cho tất cả người tham gia là đủ. Đôi khi, doanh nghiệp cũng có thể muốn chuẩn bị thêm cà phê và trà để phục vụ trước hoặc sau cuộc họp.

Tuy nhiên, đối với hầu hết các cuộc họp kéo dài hơn một giờ, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc đến việc phục vụ đồ ăn, thức uống. Dựa vào loại hình sự kiện, doanh nghiệp có thể chọn từ bữa trưa sau buổi hội thảo đến đồ uống trước sự kiện buổi tối.

Việc cân nhắc các yêu cầu về đồ ăn và nước uống có thể dẫn đến việc lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện khác. Thông thường, việc hợp tác với đội ngũ phục vụ ăn uống có sẵn tại địa điểm thường dễ dàng hơn khi tìm nhà cung cấp bên ngoài. Hầu hết các khách sạn và trung tâm hội nghị đều hỗ trợ cung cấp cho doanh nghiệp một đầu mối liên lạc duy nhất để xử lý mọi khía cạnh của sự kiện, bao gồm cả dịch vụ F&B.

Kết luận

Chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp là yếu tố then chốt cho thành công của sự kiện sắp tới của công ty bạn.

Với sáu loại địa điểm tổ chức sự kiện phổ biến, chúng tôi hy vọng đã truyền đạt được tầm quan trọng của việc lựa chọn địa điểm phù hợp với mục tiêu, đối tượng tham dự và bản sắc thương hiệu của sự kiện bạn.

Dù mục tiêi của bạn là tăng cường sự gắn kết nhóm, gây ấn tượng với khách hàng VIP hay nâng cao nhận thức về thương hiệu, việc hiểu rõ ưu nhược điểm của từng loại địa điểm – từ các không gian làm việc chung và trung tâm hội nghị đến khách sạn, bảo tàng, địa điểm thể thao và không gian ngoài trời – sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Những yếu tố cần cân nhắc như vị trí, thiết bị nghe nhìn, sức chứa, mức độ hỗ trợ, bố trí và các lựa chọn phục vụ ăn uống sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn địa điểm một cách chính xác hơn.

Cuối cùng, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp tại Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội sẽ đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đáng nhớ, hiệu quả và mượt mà, đạt được các mục tiêu mong muốn của bạn.

Tổ chức sự kiện tiếp theo của bạn tại Dreamplex

Khi đang tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện kinh doanh sắp tới của bạn, Dreamplex sẽ là lựa chọn hàng đầu dành cho doanh nghiệp.

Với 8 năm kinh nghiệm, Dreamplex mang đến cho các doanh nghiệp trải nghiệm cao cấp với không gian hiện đại, được trang bị đầy đủ tiện nghi, hệ thống âm thanh-hình ảnh chất lượng cao và đội ngũ hỗ trợ tận tâm.

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp của Dreamplex giúp khách hàng tổ chức sự kiện thành công và chuyên nghiệp bao gồm:

• Lên kế hoạch, ý tưởng nhóm.
• Gặp gỡ khách hàng hoặc nhà đầu tư.
• Hội nghị toàn công ty.
• Các buổi đào tạo & phát triển.
• Các buổi workshop trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. 
• Sự kiện khách hàng hoặc marketing quy mô lớn.

Dreamplex là nhà cung cấp hàng đầu về văn phòng cho thuê, không gian làm việc chung (coworking space), văn phòng ảo (virtual office) và phòng họp.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Về Dreamplex

ILACA  tạo ra “A Better Day at Work – Một Ngày Làm Việc Tốt Hơn” đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của các công ty đang phát triển nhanh, những người hiểu rằng nhân viên trẻ của họ mong đợi nhiều hơn từ nơi làm việc.

Không gian làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt, dịch vụ chăm sóc đẳng cấp khách sạn và cộng đồng hợp tác cùng phát triển giúp doanh nghiệp làm việc năng suất đồng thời tối ưu chi phí..

Gia nhập cộng đồng cùng các chuyên gia công nghệ và nhà khởi nghiệp từ TIKI, Zuhlke Vietnam, GFT Group, Vietcetera tại hệ thống văn phòng linh hoạt Dreamplex tại TP.HCM và Hà Nội.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)