Quy trình 8 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là một khái niệm không còn mới mẻ tại Việt Nam khi sự kiện đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu. Có thể thấy hiện nay có khá nhiều loại hình sự kiện như: hội nghị, hội thảo,  lễ ra quân, lễ ra mắt sản phẩm mới, yến tiệc tri ân,…Nhưng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không phải ai cũng nắm rõ. 

Trong bài viết dưới đây,ILACA  sẽ chia sẻ cách tổ chức sự kiện chuẩn và các yếu tố làm nên thành công của một sự kiện.

1. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Là một trong các Trung Tâm Hội Nghị hàng đầu tại TPHCM, ILACA  từng hợp tác với nhiều công ty, nhãn hàng lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi hiểu rõ tổ chức sự kiện cần những gì, cũng như cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuẩn được ILACA  đúc kết từ nhiều năm hoạt động trong ngành.

1.1 Giai đoạn trước sự kiện 

Bước 1: Xác định mục đích sự kiện 

Sự kiện là định nghĩa chung cho hoạt động quy tụ đông đảo công chúng và chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng,…

Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng biệt. Đầu tiên trong các bước tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và những công việc cần làm:

• Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP,…)
• Đối tượng khách mời và số lượng
• Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
• Dự toán ngân sách là bao nhiêu
• Tổ chức sự kiện tại đâu?
• Chủ đề sự kiện là gì?

Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện 

Trong quy trình tổ chức sự kiện, xây dựng ý tưởng chính là tạo linh hồn cho sự kiện. Việc này đòi hỏi sự hiểu biết tường tận về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và mục đích của sự kiện.

Trong khâu này, người tổ chức cần suy nghĩ và khái quát nhanh các ý tưởng và phân tích kỹ càng. Sau đó chọn ra phương án phù hợp nhất và chia đều thành các mảng chi tiết. Người tổ chức phải có tính sáng tạo mạnh để tạo ra chương trình độc đáo hơn đối thủ cạnh tranh.

Trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là điều tuyệt đối không được phạm phải. Nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện và cả bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.

Bước 3: Phân chia nhân sự triển khai 

Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc thành từng mảng chuyên sâu: thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp.

1.2 Giai đoạn trong sự kiện 

Bước 4: Triển khai theo kế hoạch 

Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tiến độ chung và phối hợp với nhau, linh hoạt hỗ trợ nhau.

Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng

Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng mang tính quyết định sự thành công chính là chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khâu dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất là 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và chạy thử đến khi chương trình mượt mà và trơn tru.

• Làm banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phát cho khách mời trong sự kiện
• Trang phục
• Gửi thiệp mời và đăng thông báo
• Thuê thiết bị hỗ trợ
• Thuê MC, PG
• Thuê đội múa nghệ thuật múa mở màn
• Hoàn tất các thủ tục cần thiết

Bước 6: Tổ chức sự kiện

Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.

Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.

1.3 Giai đoạn sau sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện cũng bao gồm các công việc sau khi sự kiện kết thúc.

Bước 7: Kết thúc chương trình

Khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.

Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm 

Các bộ phận cần tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện vừa diễn ra, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó đúc kết kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện càng thêm chuyên nghiệp.

2. Bí quyết giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công, truyền tải chính xác thông điệp, tạo hiệu ứng tích cực cho thương hiệu? Xin mời theo dõi các bí quyết của ILACA  dưới đây.

2.1 Tìm kiếm và xác định nơi tổ chức sự kiện

Sau bước hoàn thiện ý tưởng và xác định cách thức tổ chức sự kiện, quý doanh nghiệp cần tìm một nơi thích hợp cho kế hoạch đã xây dựng. Hợp đồng thuê chỗ, thủ tục giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện cần được xử lý ổn thỏa càng sớm càng tốt.

Trung tâm Hội Nghị ILACA  là một trong các cơ sở hàng đầu tại TPHCM chuyên tổ chức các sự kiện lớn nhỏ mà quý doanh nghiệp có thể tham khảo. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tinh thần hợp tác cao, chuẩn bị chương trình chu đáo,…là lời hứa ILACA đã thực hiện thành công đối với nhiều nhãn hàng, doanh nghiệp.

2.2 Gửi thư mời kèm thông tin chi tiết

Là ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện, cả nội dung và hình thức thiệp mời đều cần phải chú trọng. Thiệp mời phải nêu rõ thời gian, địa điểm, chỗ ngồi (nếu có), lý do của sự kiện, sự kiện dành cho đối tượng nào,…

2.3 Có kế hoạch và luôn bám sát khi triển khai

Mọi công việc, mọi chi tiết đều phải bám sát checklist và tiến độ trên kế hoạch, hạn chế tối thiểu các sai sót.

2.4 Luôn có kế hoạch B trong mọi trường hợp 

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp yêu cầu kế hoạch B dự phòng cho các trường hợp không mong muốn như thời tiết xấu, nhân sự gặp vấn đề, nhân vật quan trọng đến muộn,…. Đồng thời, quý doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị tinh thần và có sẵn các kịch bản xử lý khủng hoảng nếu tổ chức một số dạng sự kiện đặc thù.

2.5 Quan tâm khách mời – chìa khóa thành công 

Duy trì không khí hài hòa, biểu đạt sự quan tâm, giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng là điều hết sức cần thiết. Quý doanh nghiệp hãy chú ý, theo dõi khách mời xuyên suốt sự kiện để kịp thời hỗ trợ khách khi cần thiết.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp nên liên hệ với khách mời trước sự kiện để xác nhận sự hiện diện của họ. Sau sự kiện, hãy gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời, kể cả là người đã đến tham dự hay người không có mặt.

2.6 Chi tiêu trong ngân sách cho phép

Dự toán chi phí và chi tiêu hợp lý trong quá trình tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công của sự kiện. Nếu quý doanh nghiệp lựa chọn ILACA , việc giới hạn ngân sách sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

Tọa lạc tại trung tâm Sài Gòn, 2 chi nhánh của ILACA  ở quận Bình Thạnh và quận Tân Phú tựa như những người bạn đồng hành cùng quý doanh nghiệp tổ chức nên các hội thảo; hội nghị, chương trình sự kiện thành công mỹ mãn. Tại ILACA , chúng tôi tạo nên một không gian là điểm bao hàm của các yếu tố:

• Khả năng tư vấn – hoạch định – triển khai các loại hình set-up chuyên dụng.
• Sảnh hội nghị được thiết kế ấn tượng, tinh tế trong từng chi tiết.
• Sức chứa sảnh lớn, phù hợp triển khai đa dạng loại hình sự kiện.
• Hệ thống trang thiết bị âm thanh và ánh sáng hiện đại, đa năng; giúp truyền tải đến khách mời mọi thông điệp và cảm xúc.
• Phong vị ẩm thực biến tấu theo nhiều phong cách nhưng vẫn gần gũi vị giác thưởng thức bản địa.
• Sự linh hoạt và chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, định hướng đến những trải nghiệm cao cấp.

Xem thêm

• Chi tiết: Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện A-Z
• Gợi ý cách viết và 5 mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chi tiết
• Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công

Có thể thấy, ILACA  sở hữu những không gian đa dạng được kết kết cấu chặt chẽ cùng dịch vụ hội nghị trọn gói; là bản tổng thể hoàn chỉnh để các nhà tổ chức có thể tối ưu hóa kế hoạch của mình. Việc giảm tải gánh nặng tổ chức đồng nghĩa với khả năng tập trung hơn ở các khâu nội dung hay quảng bá. Quy trình tổ chức sự kiện sẽ không còn quá phức tạp khi lựa chọn tổ chức tại ILACA .

Để biết thêm chi tiết về dịch vụ và các chương trình ưu đãi, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)