Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện Hiệu Quả và Thành Công

Tổ chức các sự kiện, một hoạt động trở thành trào lưu, xu thế ngày càng thịnh hành, được ứng dụng để tăng sự gắn kết hơn trong tổ chức, trong các công ty, đơn vị, tổ chức,… từ nhỏ đến lớn. Hiện nay, thời đại của công nghệ, con người mỗi lúc một xa nhau hơn. Do đó, xu hướng tổ chức các sự kiện đang được thịnh hành; mỗi ngày càng được gia tăng hơn; và hầu hết đang được chào đón rất nồng nhiệt trong các đơn vị.

Nhưng, muốn tổ chức một sự kiện, có dễ dàng không? Để tổ chức một sự kiện được diễn ra tốt đẹp, không phải là đơn giản? Chắc chắn rồi. Không phải ai cũng có thể viết ra, làm ra; và điều hành được một sự kiện như ý đâu? Vậy, làm sao để một sự kiện được thực hiện theo ý tưởng, cũng như quy mô; và thành công?

Dưới đây, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn, dễ dàng giải quyết các vấn đề động lại mà các đơn vị tổ chức sự kiện hay gặp phải. Do đó, định hướng cho bạn, đúc rút kinh nghiệm để hướng đến tổ chức một sự kiện thành công trên mãnh đất du lịch Quảng Bình thân thương của chúng tôi.

Bạn đã biết gì về tổ chức sự kiện?

Sự kiện (còn được gọi là event), là một sự việc được công khai, rất quan trọng; và có một ý nghĩa rất lớn, đối với những người đứng ra tổ chức; hoặc thuê đơn vị tổ chức sự kiện. Do đó, mỗi sự kiện, vốn dĩ đã mang trong mình những ý nghĩa hoàn toàn khác nhau, truyền tải những thông điệp cũng khác nhau; như: Thương hiệu, sản phẩm, nhãn hàng,… hoặc mang một ý nghĩa cá nhân, lợi ích, hay cộng đồng nào đó.

Một sự kiện, luôn được tổ chức trong một thời gian nhất định, và có địa điểm cụ thể. Có lượng người tham dự đông, có sức hút đến đông đảo các thành viên tham gia, thu hút báo chí, truyền thông,…

Lưu ý: phân biệt giữa sự kiện, và chương trình. Đây là 2 khái niệm rất khác nhau. Trong sự kiện thường bao gồm các chương trình.

Tổ chức sự kiện được hiểu như thế nào?

Sự kiện (event), được hiểu là những hoạt động theo một chủ đề, hay 1 ý nghĩa rõ ràng, được diễn ra trong một thời điểm, địa điểm nhất định, có nhiều người tham gia, và góp mặt. Sự kiện có thể chỉ được tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…); hay nhiều lần (hội nghị khách hàng, tri ân, lễ mừng,…); hoặc có thể là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, giới thiệu sản phẩm, chuỗi sự kiện fasion show,…).

Do đó, tổ chức sự kiện là 1 việc bao gồm rất nhiều việc: lên ý tưởng, kịch bản, lên nội dung, cung cấp nhân sự, và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, để từ đó tiến hành thực hiện, tổ chức ra bên ngoài. Do vậy, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn khi sự kiện diễn ra. Việc tổ chức một sự kiện phụ thuộc hoàn toàn vào nội dung, ý nghĩa, và mục đích thông điệp được truyền tải đến mọi người. Bên cạnh đó, việc tổ chức sự kiện còn dựa trên các nguồn tài trợ, và ngân sách quyết toán được thông qua.

– Lên ý tưởng?

Định hướng, phân định được loại hình sự kiện sẽ diễn ra.

– Lên kịch bản?

Bố cục chương trình, sắp đặt, thiết kế phù hợp với các hạng mục có tring sự kiện. Xác định thời gian diễn ra, và thời điểm kết thúc của sự kiện. Đồng thời lên lời thoại cho MC cũng là 1 phần trong đó.

– Bố trí nhân lực?

Mỗi người trong sự kiện đương nhiên sẽ có một nhiệm vụ, và có vai trò quan trọng. Khi bạn trong vai trò là nhà tổ chức, cần phải tập hợp, và hình thành một khối thống nhất, bao gồm: đạo diễn, âm thanh, ánh sáng,…

– Quá trình thực hiện?

Đưa tất tần tật những gì đã được chuẩn bị cho lên sân khấu, thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất có thể, và hạn chế sai sót tối thiểu nhất có thể. Xử lý các tình huống phát sinh, sự cố nếu có.

Chú ý: Nên tùy vào từng hình thức cụ thể để lên kế hoạch, bố cục, nội dung sao cho phù hợp nhất có thể.

Các khái nhiệm cơ bản về tổ chức sự kiện.

Những loại hình sự kiện phổ thông.

– Tổ chức lễ khai trương.

– Tổ chức ra mắt, giới thiệu sản phẩm.

– Lễ khánh thành, khởi công.

– Đám cưới, đám hỏi, ma chay,…

– Hội nghị, hội thảo.

– Lễ ký kết.

– Tiệc tất niên, lễ hội, tết.

– Hội chợ, triển lãm.

– Sự kiện ca nhạc, liveshow

– Họp báo.

– Tổ chức các sự kiện nhằm quảng cáo, tuyên truyền, marketing thương hiệu, dịch vụ,…

– Các sự kiện mang ý nghĩa cá nhân (chúc mừng, liên hoan,…), hay cộng đồng (từ thiện, quyên góp,…).

Hình thức của sự kiện có 1 vai trò rất lớn trong việc truyền tải nội dung, và ý nghĩa của sự kiện đó.

Tổ chức sự kiện mang vai trò, và mục đích gì?

Một sự kiện được diễn ra với nhiều mục đích khác nhau. Thường bao gồm các mục đích sau: mục đích của người đứng ra để tổ chức; mục đích của các mạnh thường quân đầu tư, tài trợ cho chương trình; rồi mục đích của các bên tham gia chương trình; và mục đích lợi nhuận mang lại cho chương trình.

Vì vậy, cần phải phân tích, xác định rõ mục tiêu hàng đầu để ưu tiên, và lên nội dung, kịch bản sao cho phù hợp. Thường thì mục đích được ưu tiên hàng đầu sẽ là:

– Gây dựng thương hiệu, sản phẩm, nhãn mác, hàng hóa,…

– Tôn tạo các hình ảnh sống động về thương hiệu, sản phẩm.

– Tạo dựng, và thúc đẩy truyền thông. Thường thì đây là mục đích chính của các nhà tài trợ. Do đó, cần lưu ý, đề xuất ngay về vấn đề này với họ.

– Hỗ trợ, hay truyền tải nội dung các thông điệp, ý nghĩa khác.

– Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn đóng góp một phần về việc tìm hiểu thông tin khách hàng; giải đáp thắc mắc, khảo sát hiệu quả với khách hàng về các dịch vụ, sản phẩm được giới thiệu.

– Kết nối mối quan hệ bền chặt hơn với các đối tác lâu dài; tạo ra các mối liên kết với các đối tác tiềm năng mới.

Khi doanh nghiệp sử dụng hình thức tổ chức sự kiện, đây là 1 hình thức marketing cực kỳ hiệu quả, nhưng khá là tốn kém về chi phí để tổ chức.

Để tổ chức 1 sự kiện hiệu quả, và thành công phải làm gì?

Quy trình tổ chức 1 sự kiện, và các hướng dẫn cơ bản.

Đầu tiên phải định hướng, lựa chọn phù hợp hình thức tổ chức sự kiện.

Để định hướng hợp lý quy mô, hình thức bạn hãy trả lời những câu hỏi sau:

+ Mục đích thiết yếu nhất của sự kiện là gì? (Mục đích chính, mục đích phụ cần được xác định rõ).

+ Việc thực hiện sự kiện mang lại lợi ích gì? (Lợi ích về kinh tế, truyền thông, hay là bài học, hoặc tạo quan hệ bền vững,…)

+ Đây là sự kiện thường xuyên hàng năm, hay chỉ là nhất thời?

+ Dự kiến chi phí là bao nhiêu?

+ Các khấu hao chênh lệch thế nào để vẫn nằm trong hạn mức cho phép của sự kiện? (Ngân sách, năng lượng, công sức,…)

+ Quy mô sự kiện lớn, hay là nhỏ? Có phương án để tăng, hoặc giảm phạm vi của sự kiện không?

+ Bao nhiêu người sẽ tham gia? Đối tượng tham gia? Có sự hào hứng với sự kiện hay là không?

+ Tiên liệu sự đánh giá của người tham gia sự kiện? (Có thành công như mình mong đợi hay không? Liệu có bị lỗi ở đâu không?)

+ Phương án xữ lý sự cố khi gặp trường hợp xấu nhất là gì?

Đây là những câu hỏi thiết thực nhất để gợi ý lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện phù hợp nhất, định hướng, xác định được quy mô; cũng như lên lịch xác định thời điểm, địa điểm tổ chức sự kiện; các hạng mục cần phải có trong chương trình.

Lập kế hoạch, lên phương án chuẩn bị cho sự kiện.

– Mục tiêu phải được cụ thể hóa nhiều hơn.

Lấy ví dụ như: Nếu ban đầu lập ý tưởng đó là quảng cáo, giới thiệu truyền thông một sản phẩm thì, mục này cần phải lập ra rõ ràng, chi tiết hơn; như: sản phẩm này phải được giới thiệu đến 5.000 người, dự tính sẽ có đến 1.000 người sử dụng sản phẩm đó và có tới 300 phản hồi của khách hàng chẳng hạn.

– Thời gian phải được xác lập cụ thể, chi tiết.

Sự kiện được thực hiện vào ngày nào? Tháng nào? Giờ nào? Chẳng hạn như, dự kiến sự kiện đó không đủ sức hút, hay không phải là sự kiện theo các dịp lễ, hoặc tết; thì tốt nhất nên tránh thời gian đó đi. Thường thì nên tổ chức sự kiện vào dịp cuối tuần, thứ 7, hay chủ nhật để tránh thời gian trùng với lịch ngày đi làm, thì sẽ xuất hiện tình trạng khách tham dự không được đông đủ, rồi khách mới đến muộn giờ để tổ chức.

– Sự kiện phải được lên lịch trình cụ thể, chi tiết, xác định được sự kiện sẽ diễn hết bao nhiêu thời gian? Thường thì lịch trình có những phần chính sau:

+ Lời chào cao hơn mâm cỗ.

+ Phần chính của sự kiện.

+ Những tiết mục giải trí.

+ Truyền thông, quảng cáo.

+ …

– Phải xác định được chi phí cụ thể của chương trình.

Thông thường chi phí sẽ bao gồm: ngân sách có sẵn, và ngân sách xin từ các mạnh thường quân tài trợ. Phân chia chi phí hợp lý cho các hạng mục, giới hạn ngân sách lớn nhất được phép đến từng hạng mục của sự kiện.

Một số gợi ý cần tính toán cho các hạng mục sau:

+ Chi phí thuê địa điểm.

+ Chi phí các thiết bị hỗ trợ cho sự kiện (có thể thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, bóng bay, quà tặng, sân khấu,…)

+ Chi phí tổ chức nhân sự phục vụ, như: lễ tân, Pg, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, nhóm nhảy, khách mời,…

+ Chi phí cho tuyên truyền, truyền thông, quảng cáo, báo chí,…

– Công tác nhân sự và các thiết bị phục vụ chương trình.

Ưu tiên hàng đầu là có sẵn của ban tổ chức sự kiện.

Tiếp đến là nhân sự, thiết bị từ các nhà đầu tư, nhà tài trợ.

Nếu vẫn chưa đủ, thì đương nhiên cần phải tuyển dụng thêm, hỏi thuê từ các dịch vụ bên ngoài.

– Lập danh sách người tham gia sự kiện.

+ Số lượng tham gia.

+ Đối tượng tham gia.

+ Số lượng khách VIP.

– Dự phòng được các rủi ro.

Cần nhận định được các rủi ro có thể xảy ra. Phương án dự phòng thế nào cho sự kiện?

Những rủi ro có thể xảy trong sự kiện có thể là:

+ Xuất hiện người lạ, mất tài sản.

+ Trẻ em bị lạc.

+ Có sự va chạm, náo loạn xảy ra.

+ Hỗn loạn, công an khu vực đến hỏi thăm.

+ Rủi ro về nhân lực, trang thiết bị.

+ Thời tiết.

Do đó, khi tổ chức sự kiện cần phải có các phương án dự phòng cho các trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Phương án có thể là hỗ trợ về y tế, an ninh. Công tác nhân sự, vật lực, trang thiết bị, các hạng mục, cần có phương án thay thế kịp thời, nhanh chóng nhất có thể, nếu thấy bị lỗi.

– Lên kế hoạch tổng quát cho sự kiện.

Muốn lên được một kế hoạch tổng quát, thì đơn vị tổ chức cần phải tìm hiểu rõ về nhân, vật lực; trang thiết bị sẳn có; các hạng mục hiện có, hay là cần phải có. Bố trí, sắp xếp thời gian những hạng mục được thực hiện một cách hợp lý với các thành phần tham gia sự kiện (lên rõ hạng mục chính, và các hạng mục phụ để diễn ra phù hợp với đối tượng hướng đến).

Không phải cứ đầu tư kỹ lưỡng vào một hạng mục quan trọng, để rồi các mạng mục khác kém chất lượng, làm cho sự kiện không được thực hiện 1 cách chỉnh chu. Đơn vị tổ chức sự kiện giỏi sẽ không được làm như thế nhé.

Cách thức thực hiện tổ chức cho sự kiện.

– Đón khách, tiếp khách phải được tổ chức chỉnh chu. Tuyên bố khai mạc, và nêu ý nghĩa của sự kiện.

– Thực hiện các chương trình theo kế hoạch.

Trong quá trình thực hiện cần lưu ý đến truyền thông, quảng cáo, và đặc biệt báo chí. Cần phải để mắt đến báo chí, bởi vì trong quá trình diễn ra sự kiện, nếu có sai sót gì đó, thì rất có thể sẽ là tâm điểm của giới báo chí đó nhé.

– Công tác chăm lo thật chu đáo cho các đối tượng VIP trong suốt sự kiện.

– Tạo dựng, thiết lập quan hệ thật tốt với khách hàng là tiềm năng.

– Khi sự kiện được diễn ra, bạn cần phải luôn bên cạnh, quan sát, giám sát, quản lý, nhắc nhở, và luôn sẵn sàng các phương án xử lý các sự cố có thể xảy ra.

Khi sự kiện kết thúc thì thế nào?

– Cần phải hoàn thành các thủ tục thanh lý, thanh, quyết toán các hóa đơn.

– Chuẩn bị ngay báo cáo cho công ty.

– Thúc đẩy từ thành công của sự kiện, làm thương mại, quảng cáo.

– Ghi chú các bài học được rút ra sau sự kiện là gì?

Kinh nghiệm tổ chức 1 sự kiện thành công?

Để tổ chức một sự kiện thành công cần những yếu tố cơ bản sau.

– Chương trình sự kiện phải có nội dung hấp dẫn, kích thích tính trò mò, có điểm nhấn, gây bất ngờ. Nội dung phải thật chi tiết, có trọng lượng, và khắc ghi vào tâm trí người tham gia. Không copy kịch bản, chương trình mà đã quá quen thuộc với người tham gia.

– Địa điểm cùng với thời điểm diễn ra sự kiện phải phù hợp, hợp lý với mọi đối tượng tham gia. Đây quyết định đến số lượng người tham dự, và đánh vào tâm lý của người tham dự. Không ai mà tổ chức lễ khai trương vào lúc giữa đêm cả; hay bạn không thể tổ chức tiệc nhẹ vào lúc giữa trưa, hay 7h tối phải không nào?

– Yếu tố hình ảnh của sự kiện. Cái nhìn đầu tiên của sự kiện chính là hình ảnh bắt mắt, ấn tượng thì chắc chắn sẽ quyết định đến đối tượng tham dự có hứng thú hay là không phải không nào? Thiết kế, tạo dựng những hình ảnh độc đáo, hấp dẫn, thú vị đương nhiên sẽ tạo được cảm giác thoải mái, kích thích cho người tham dự sự kiện rồi.

– Không khí của sự kiện cũng là một yếu tố. Trừ tang lễ, các sự kiện phải có không khí vui vẽ, ấm cúng, thoái mái, nhiệt huyết, cháy hết mình. Tuy nhiên, mỗi người mỗi vẽ mà. Gia đình này không hợp kiểu này, người kia không thích như thế kia,… đây cũng là một trăn tở rất khó khăn cho các đơn vị tổ chức. Nhiều khi chúng ta cần phải cài người vào để cho sự kiện có hứng thú hơn, nhiệt huyết hơn.

– Yếu tố ẩm thực, các món ăn ngon cũng đóng góp vào là một phần rất quan trọng trong sự kiện đó nhé.

– Các dịch vụ tốt, chất lượng, đây cũng là một yếu tố rất quan trọng, và cần phải lưu ý. Dịch vụ có chất lượng kém sẽ kéo theo rất nhiều yếu tố làm cho khách tham dự đánh giá ngay, đương nhiên điều đó sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến chương trình rồi. Cần phải giám sát kỷ lưỡng tất cả các khâu, từ tiếp đón, đến khâu phục vụ khách tham dự, tuyệt đối không cho phép nhân viên phục vụ có thái độ với khách tham dự.

Một nhà tổ chức sự kiện cần làm những gì?

– Nắm bắt thông tin, mục đích sự kiện của khách hàng.

– Tham vấn, đề xuất việc chọn địa điểm, nhân, vật lực, trang thiết bị. Tính toán, báo giá cho bên cung cấp, và nhà đầu tư.

– Trao đổi, lên kế hoạch cho sự kiện bao gồm: quy mô, thời điểm, địa điểm, chi phí hoạt động,…

– Rà soát, điều hành, kiểm tra, giám sát, cam kết các hạng mục đạt yêu cầu (về địa điểm, trang thiết bị, nhân lực,…)

– Hỗ trợ, đồng hành, phối hợp với các đơn vị cung ứng sự kiện khác, như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhóm nhảy, múa,…

– Song hành, giám sát toàn bộ quá trình thực hiện sự kiện, đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Có nhiều phương án ứng phó, xử lý khi các sự cố có thể xảy ra.

– Các hóa đơn phải được xem xét kỷ lưỡng; thực hiện việc thanh lý hợp đồng.

Tham khảo thêm mục này nhé!

Những tố chất trở thành một nhà tổ chức sự kiện vĩ đại?

– Kỹ năng giao tiếp.

– Đam mê, và tràn đầy nhiệt huyết với công việc tổ chức sự kiện.

Không cần phải nói nửa, đây chính là yếu tố cốt lõi của một nhà làm tổ chức sự kiện rồi. Với đồ sộ các công việc chính của nhà tổ chức sự kiện; kèm theo cả 1 ê kíp đồng hành với 1 khối công việc phải thống nhất. Còn đối diện với biết bao sự cố, xử lý sự cố, như, thiếu trang thiết bị này, kia, thiếu nhân lực, còn thay đổi lịch trình, thay thế các hạng mục của chương trình,… thật sự không có sự đam mê thì không thể đồng hành, làm được đâu.

– Luôn luôn có sự sáng tạo để đảm bảo sự độc đáo, ấn tượng cho sự kiện.

Yếu tố làm nên thành công của sự kiện là tạo ra sự bất ngờ, tạo điểm nhấn cho sự kiện. Vì vậy, phải luôn có sự sáng tạo để không đi theo lối mòn, theo một mô típ quen thuộc sẽ gây nên sự nhàm chán không hay.

– Công việc này đòi hỏi sự linh động, ứng biến cực kỳ tốt.

Cần phải linh hoạt thích nghi với hoàn cảnh, nhân lực, trang thiết bị mà bạn đang có. Không được bảo thủ, theo khuôn khổ nhất định được.

– Kỷ năng quan sát tốt, từ những chi tiết nhỏ nhất.

Đây chính xác là công việc của 1 nhà tổ chức, cần phải đảm bảo mọi thứ luôn đúng nhất, không cho 1 sai sót, dù là lớn, hay là nhỏ.

– Phải là người luôn luôn đúng, với thời gian biểu được lập ra, không sai sót về giờ giấc.

Lịch trình được sắp xếp khoa học; kế hoạch phải được thực hiện đúng chương trình, hạng mục.

– Đương nhiên phải có tố chất, kỹ năng lãnh đạo.

Phải lãnh đạo được đội ngũ của mình; biết thúc đẩy tinh thần làm việc, của các cộng sự bên cạnh mình; như đội ngũ phục vụ, lễ tân, trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng,…

– Cần phải có kỹ năng về tổ chức.

Tổ chức thì có thể học hỏi, tư duy, rút kinh nghiệm. Một kỹ năng hết sức quan trọng, có lẽ quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện đấy nhé. Không phải ai muốn học hỏi, đút rút kinh nghiệm nhiều là có kỹ năng này đâu nhé.

– Thành thạo công nghệ.

Thời đại công nghệ mà người tổ chức không biết công nghệ thì hỏng hết phải không nào. Thời đại này công nghệ cực kỳ hữu ích cho việc làm tổ chức sự kiện đó nhé. Một phần quyết định nên sự thành công của sự kiện đấy nhé. Từ lên kế hoạch, chương trình, viết truyền thông, thực hiện sự kiện tất tần tật đều cần đến công nghệ nhé.

Một bài viết, chi sẽ kinh nghiệm cơ bản, khi tổ chức một sự kiện. Được chúng tôi đúc rút ra, sư tầm; để làm nên một sự kiện hiệu quả, và thành công cho mọi người, khi muốn tổ chức một sự kiện. Bạn đang cần tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi; dịch vụ tổ chức sự kiện tại Quảng Bình GO Travel, một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Cam kết, bạn sẽ có một sự kiện như ý, thành công, trên cả mong đợi. Bạn đã đọc đến đây chưa? Bài viết có bổ ích cho bạn không nào?

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)