6 Bước Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện chuẩn cho doanh nghiệp 2023

Nếu như đã hiểu được khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Chắc chắn quý khách đã nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên quy trình tổ chức sự kiện như thế nào thì không nhiều doanh nghiệp nắm rõ. Hãy cùng ILACA đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua nội dung bài viết này.

Quy trình tổ chức sự kiện mẫu

Quy trình tổ chức sự kiện là một loạt các bước và hoạt động liên quan đến việc tổ chức một sự kiện, từ việc xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện đến việc hoàn thành các chi tiết về chuẩn bị và tổ chức chính thức của sự kiện. Bao gồm các bước như xác định nội dung và mục tiêu của sự kiện, chọn địa điểm và ngày giờ, xây dựng kế hoạch chi tiết, tiến hành chuẩn bị và tổ chức sự kiện, và quản lý và đánh giá sau sự kiện. Quy trình này cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Là một trong những công ty nổi bật trong Ngành tổ chức sự kiện. ILACA  có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia làm các giai đoạn sau.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định chủ đề sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, vì nó cung cấp cho bạn một hướng dẫn về nội dung, mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện của bạn. Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần phải suy nghĩ về mục đích của sự kiện, những đối tượng mà bạn muốn tạo ra liên kết với sự kiện và cách mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của sự kiện đến đối tượng đó.

Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện kinh doanh, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Khởi nghiệp và tương lai của công nghệ”. Nếu bạn tổ chức một sự kiện tình nguyện, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Tình nguyện và tạo sự thay đổi trong cộng đồng”.

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
• Chủ đề của sự kiện là gì?
• Khách tham dự là ai?
• Địa điểm tổ chức sự kiện?
• Thông điệp của sự kiện là gì?
• Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự, để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.

Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),… Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.

Giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng

Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

• Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
• Đồng phục
• Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
• Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
• Gửi thiệp mời

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.  

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Cách tổ chức sự kiện với quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho nhãn hàng của quý doanh nghiệp thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và để góp phần cho sự kiện thành công ILACA  xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau:

Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi ấn định được ngày diễn ra sự kiện và xác định được chủ đề của sự kiện quý doanh nghiệp nên tìm ngay một địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện của mình, tốt nhất là nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt để tránh việc bị mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời và có thông điệp

Thư mời được xem như là ấn tượng đầu tiên của khách mời nhìn thấy được ở doanh nghiệp vì thế nên chú trọng vào phần nội dung của thiệp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của quý khách hàng.

Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch

Các bước, các chi tiết nhỏ đã được lên kế hoạch từ trước cho từng người và deadline cụ thể. Quý doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi quy trình đều bám sát vào kế hoạch tránh làm sai dễ dẫn đến những điều không mong muốn.

Luôn có kế hoạch B cho mọi tình huống

Sự kiện của quý doanh nghiệp có thể không thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống vì không ai biết trước sẽ có những điều gì xảy ra trong sự kiện vì thế quý doanh nghiệp luôn cân nhắc ở yếu tố này như thời gian diễn ra sự kiện trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,…

Theo sát khách mời chính là chìa khóa của sự thành công

Quý doanh nghiệp luôn quan tâm, trò chuyện với khách hàng của mình xuyên suốt trong sự kiện. Tránh tình trạng mất khách mời khiến cho khách mời không nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp nên liên hệ trước với khách mời từ 2 đến 3 lần trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự có mặt của khách mời trong ngày diễn ra sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu như quý doanh nghiệp biết đo lường, giới hạn ngân sách của mình qua sự thương lượng giá cả thêm với các đơn vị liên quan như phân phối ẩm thực, trang trí sự kiện,…

Quy trình tổ chức sự kiện của một Agency Event

Agency Event (Công ty tổ chức sự kiện) – là một loại hình dịch vụ của agency. Nếu nhiệm vụ của agency là rút ngắn khoảng cách giữa khách hàng và sản phẩm. Thì tổ chức sự kiện là một trong những phương thức để làm nên điều đó. Và quy trình tổ chức sự kiện của một agency event là như thế nào?

Hiểu được sản phẩm của doanh nghiệp

Đây chắc chắn là bước cơ bản đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Chúng ta không thể làm nên một sự kiện thành công nếu không biết cái chúng ta đang quảng bá là gì.

Mục đích của việc tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp là để định vị được sản phẩm đó như thế nào. Ví dụ kem đánh răng close up giúp thơm miệng; kem đánh răng colgate giúp ngừa sâu răng; còn sensodyne thì giảm ê buốt…

Việc hiểu đúng định vị của sản phẩm sẽ giúp các agency dễ dàng lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện. Đưa ra thông điệp truyền tải đúng đắn và hiệu quả hơn.

Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi lễ

Khi tổ chức sự kiện, khó khăn nhất có lẽ là việc lên ý tưởng và chủ đề. Bởi nó bao quát toàn bộ sự kiện; từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tìm đến các agency event.

Và như đã nói, việc hiểu được sản phẩm sẽ giúp agency lên được ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất có thể. Thông thường các công ty sự kiện đều dựa trên đặc tính của sản phẩm để làm nên chủ đề. Ví dụ buổi lễ ra mắt sản phẩm son mới thì cần có ý tưởng và chủ đề liên quan đến phái nữ; hay cách làm đẹp.

Trình bày ý tưởng bằng storyboard

Với các agency event, việc trình bày ý tưởng bằng storyboard sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. Storyboard giống như một bản demo trước chương trình; bao gồm các hình ảnh mô phỏng, có thể là hình vẽ, hình 3D thiết kế…

Có được storyboard, quy trình tổ chức sự kiện của agency sẽ mạch lạc và dễ tiến hành hơn.

Tạo “visual theme – mood and tone” cho chương trình

Trong quy trình tổ chức sự kiện; nhìn chung “visual theme – mood and tone” của chương trình đơn giản cũng chính là chủ đề và ý tưởng chương trình. Nhưng nó thể hiện đậm nét, chi tiết và cụ thể hơn.

Bao gồm những cảm xúc của chương trình: Chương trình sôi động, nhẹ nhàng hay nghiêm túc… Các tiết mục đinh của chương trình, tiết mục nào thể hiện rõ giá trị sản phẩm. Có yếu tố bất ngờ gì không…

Lên các bước thực hiện

Thủ tục xin giấy phép

Để có một buổi sự kiện thành công thì xin giấy phép tổ chức sự kiện là điều tiên quyết. Việc lơ là công tác này có thể sẽ khiến cho cả chương trình bị gián đoạn không đáng có.

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Hạn nộp hồ sơ là  trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.

Hồ sơ xin giấy cấp phép sự kiện:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
• Kịch bản nội dung sự kiện.
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Các agency event sẽ phối hợp cùng với khách hàng của mình để quyết định địa điểm và thời gian tổ chức. Nhiệm vụ của công ty tổ chức sự kiện sẽ là tư vấn các địa điểm phù hợp với tính chất của buổi lễ; và giá cả mà doanh nghiệp đưa ra.

Lên kịch bản, timeline cụ thể

Kịch bản và timeline giống như một kim chỉ nam dẫn dắt sự kiện. Chính vì thế trong quy trình tổ chức sự kiện; việc lên kịch bản và timeline càng chi tiết, rõ ràng; sẽ giúp cho buổi lễ diễn ra đúng quy trình, tránh gặp các sự cố; tiết kiệm được thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức sự kiện trong việc hoạch định ngân sách

Sau khi đã chuẩn bị các bước hậu kỳ; công ty sự kiện sẽ liệt kê các hạng mục, đơn giá, số lượng về các thiết bị, sân khấu, đạo cụ, nhân sự… của sự kiện. Để có thể báo giá cụ thể, minh bạch, rõ ràng cho doanh nghiệp. Tránh phát sinh các chi phí khác ngoài luồng.

Kỹ năng tổ chức sự kiện

Kỹ năng làm việc nhóm

Tổ chức sự kiện là công việc của nhiều bộ phận nhỏ gộp lại; cùng tạo nên một tổng thể hài hoà. Mỗi cá nhân nhân sự sẽ được phụ trách, phân chia công việc khác nhau; đảm nhiệm các trách nhiệm khác nhau. Và cùng phối hợp để có thể làm nên một sự kiện thành công.

Mỗi cá thể trong tổng thể tổ chức sự kiện này không thể tách rời hay làm việc rời rạc. Chính vì thể kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố tất yếu của người tổ chức sự kiện.

Kỹ năng chịu được áp lực

Ngành tổ chức sự kiện được ví như “làm dâu trăm họ”; mỗi hoạt cảnh diễn ra trong sự kiện đều có thể xảy ra sai sót. Từ đó dẫn đến sai quy trình, thiếu hụt thời gian; ảnh hưởng đến ngân sách.

Chính vì thế áp lực về thời gian; các công tác tổ chức chính là sức ép lớn đối với người tổ chức sự kiện. Việc chịu được áp lực từ chương trình và khách hàng là kỹ năng cần thiết của người làm sự kiện.

Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt

Hằng ngày, rất nhiều sự kiện diễn ra. Vì thế để nổi bật sự kiện của mình đến công chúng; người làm sự kiện phải thật sáng tạo; phải luôn đổi mới các ý tưởng, kịch bản qua từng sự kiện. Và việc linh hoạt trong công tác tổ chức, hoạch định được các rủi ro; có các phương án dự phòng rủi ro; sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.

Trên đây là tổng hợp thông tin về kế hoạch tổ chức sự kiện; cách tổ chức sự kiện; quy trình tổ chức sự kiện và kỹ năng tổ chức sự kiện. ILACA hy vọng bài viết sẽ giúp quý khách có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện này. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến ILACA để được tư vấn cụ thể!

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)