12+ Rủi ro khi tổ chức sự kiện & Phương án xử lý nhanh gọn, hiệu quả

Trong tổ chức sự kiện, rủi ro là điều mà những đơn vị tổ chức không mong muốn xảy ra. Tuy nhiên, không ai có thể đảm bảo hoàn toàn những rủi ro bất ngờ từ những yếu tố không thể lường trước. Chính vì vậy mà quản lý rủi ro là điều vô cùng quan trọng trong quá trình chuẩn bị, lập kế hoạch và thực hiện sự kiện.

Sự kiện càng lớn, tính rủi ro sẽ càng cao, phương án đề phòng trước mọi rủi ro phát sinh sẽ giúp bạn có một chương trình, sự kiện hoàn hảo và trọn vẹn.

Chính vì vậy, người tổ chức cần tính toán trước mọi rủi ro có thể gặp phải, kể cả những rủi ro nhỏ nhất mà bạn nghĩ là sẽ dễ dàng kiểm soát nó. Tham khảo ngay lưu ý về rủi ro và bí kíp xử lý của ILACA  để không gặp phải bất kỳ sai lầm đáng tiếc nào nhé.

12 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

Giới thiệu chung

Trong hành trình tổ chức sự kiện, rủi ro nổi lên như những thử thách không ngừng. Thời tiết, vấn đề kỹ thuật, logistics, ngân sách, quảng bá, và an ninh – tất cả đều là những thách thức đòi hỏi sự chuẩn bị và phản ứng nhanh nhạy. Nhìn sâu vào những khía cạnh này là chìa khóa để tạo nên một sự kiện không chỉ nổi bật mà còn mượt mà và an toàn.

Rủi ro về kỹ thuật

Chắc hẳn mọi người đều đã từng trải qua ít nhất một vài lần có sự cố trong sự kiện, có thể là: đèn đột ngột tắt, hệ thống âm thanh không ổn định, hoặc trục trặc ở màn hình chiếu trên sân khấu… Đây là những rủi ro kỹ thuật của hệ thống thiết bị trên sân khấu, có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, thậm chí buộc phải tạm dừng. Điều này không chỉ làm khách tham dự cảm thấy không thoải mái do phải đợi, mà còn vì nó có thể làm mất đi mạch cảm xúc của sự kiện.

Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng, việc lắp đặt tủ điện dự phòng là quan trọng để đảm bảo duy trì nguồn điện ít nhất vài phút khi có sự cố, đến khi kỹ thuật điện chính được khắc phục. Trong khi đó, đối với hệ thống màn hình LED, cần sử dụng thiết bị nguồn phát có cấu hình cao, đủ tải cho từng loại màn hình, để tránh tình trạng treo máy, mất nguồn, và cần phải có một số laptop dự phòng sẵn sàng đối mặt với những tình huống khẩn cấp không mong muốn.

Rủi ro về thiết bị

Tương tự như rủi ro về kỹ thuật, rủi ro về thiết bị bao gồm: cháy nổ thiết bị âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu; thiếu thiết bị… Cần chuẩn bị hệ thống thiết bị dự phòng để kịp thời xử lý khi phát sinh rủi ro.

Rủi ro về không gian tổ chức sự kiện

Rủi ro về không gian tổ chức sự kiện đặt ra nhiều thách thức và cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Một số rủi ro phổ biến liên quan đến không gian:

• Diện tích không gian hạn chế, chưa phù hợp với số lượng khách mời và tính chất của sự kiện.
• Thiết kế không gian kém linh hoạt, khó sắp đặt và không phản ánh được tinh thần của sự kiện.
• Khó quản lý hiệu quả về không gian làm ảnh hưởng đến trải nghiệp của khách tham dự.
• Không gian không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị kĩ thuật.
• Không gian không đảm bảo an toàn.

Bằng cách đối mặt và quản lý những rủi ro này, người tổ chức có thể đảm bảo không gian của sự kiện là một yếu tố tích cực, đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm toàn diện cho khách tham dự.

Rủi ro về quản lý an ninh trong sự kiện

Cùng với rủi ro về không gian, rủi ro về quản lý an ninh trong sự kiện đòi hỏi sự có mặt của đội ngũ an ninh có bề dày kinh nghiệm, đảm bảo giảm thiểu và có phương án xử lý các sự cố không mong muốn: xâm nhập và quấy rối không mong muốn; trộm cắp; tình huống khẩn cấp; xung đột và bạo lực…

Đối với những sự kiện quy mô lớn, thu hút cộng đồng thì việc xâm nhập hoàn toàn có thể xảy ra. Hệ thống camera giám sát là điều cần thiết, đồng thời chuẩn bị rào và công soát vé nghiêm ngặt để phòng tránh kẻ gian đột nhập.

Rủi ro về khách mời

Rủi ro về khách hàng có thể đến từ số lượng người tham dự. Với mỗi sự kiện, sẽ có một lượng khách mời nhất định. Tuy nhiên, sẽ có một lượng khách nhất định đi kèm cùng khách mời chính (có thể là người nhà, hoặc một người có quan hệ liên quan). Chính vì vậy, sự kiện có thể bị phát sinh thêm số lượng người tham gia vượt quá dự kiến, khiến cho việc sắp xếp chỗ ngồi bị quá tải, không có chỗ ngồi hoặc thậm chí không gian không đáp ứng đủ để  gia tăng số lượng ghế. Cùng với đó, số lượng người gia tăng đột ngột có thể ảnh hưởng tới vấn đề an ninh và thiếu nguồn nhân sự phục vụ, và một số nguồn lực khác.

Đồng thời, cũng sẽ có một lượng khách mời vắng mặt, mặc dù đã xác nhận tham dự, có thể đến từ sự kém hấp dẫn của sự kiện, hoặc điều kiện thời tiết, địa điểm tác động.

Từ những rủi ro trên, ta có thể thấy rằng nhà tổ chức cần có kế hoạch dự phòng, thông tin rõ ràng cho khách mời và đảm bảo số lượng người tham gia một cách hiệu quả.

Rủi ro về thực phẩm

Một số khách mời có thể gặp phải vấn đề về sức khoẻ khi sử dụng thực phẩm tại sự kiện nếu nguồn thực phẩm không đảm bảo chất lượng. Điều này ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách mời.

Rủi ro về an toàn thực phẩm, đồ ăn bị nguội, lượng đồ ăn không đủ hoặc dự thừa, lên đồ ăn chậm… là những yếu tố cần lưu ý khi đơn vị tổ chức làm việc với nhà cung cấp.

Với sự kiện ngoài trời, sự kiện có thể gặp khó khăn trong việc duy trì chất lượng và an toàn thực phẩm. Phản ứng tiêu cực của khách mời do vấn đề về thực phẩm cũng là yếu tố khiến chương trình có thể diễn ra không thành công như mong đợi.

Những rủi ro trên giúp đơn vị tổ chức có phương án dự phòng để xử lý những trường hợp phát sinh do thực phẩm.

Rủi ro về thời tiết

Ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện ngoài trời, và gián tiếp tới sự kiện trong nhà, yếu tố thời tiết ngoài ý muốn là rủi ro nghiêm trọng mà đơn vị tổ chức khó có thể kiểm soát. Mưa bão, nắng gắt, lạnh giá hay gió mạnh tạo nên ảnh hưởng tới đối với tổ chức sự kiện, có thể phải thay đổi địa điểm hoặc tạm dừng sự kiện.

Đối với sự kiện ngoài trời, đơn vị tổ chức cần theo dõi sát dự báo thời tiết, nhất là 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện để lên phương án phù hợp và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó khăn cho đội ngũ tổ chức. Đồng thời, luôn chuẩn bị sẵn áo mưa, ô che, mái che để dự phòng cho một số ảnh hưởng thời tiết thông thường, đảm bảo trải nghiệm của khách mời không bị ảnh hưởng quá mức.

Nguy cơ xảy ra cháy nổ từ hiệu ứng sân khấu (lửa, pháo…)

Các sự kiện  hoành tráng và công phu không thể nào thiếu những hiệu ứng sân khấu bùng nổ. Việc sử dụng hiệu ứng sân khấu, đặc biệt là các hiệu ứng cháy nổ, mang theo những rủi ro nghiêm trọng về an toàn. Để giảm thiểu nguy cơ cháy nổ, tổ chức sự kiện cần chú ý đến những điểm sau:

• Đầu tiên, luôn sử dụng các hiệu ứng được kiểm soát và phê duyệt an toàn, tránh sử dụng vật liệu nổ không được phép. Hệ thống kiểm soát lửa và nước cũng cần được thiết lập một cách kỹ lưỡng, với đầy đủ dụng cụ dập lửa và biện pháp phòng ngừa để tránh nước lẫn vào nơi không mong muốn.
• Quản lý hiệu ứng khó kiểm soát bằng cách chọn lựa và kiểm soát cẩn thận, kèm theo kế hoạch dự phòng để xử lý tình huống khẩn cấp. Hóa chất và vật liệu cần được lưu trữ và sử dụng một cách an toàn, tuân thủ các quy tắc an toàn và kiểm soát cẩn thận.
• Quan trọng nhất là việc đảm bảo nhân viên được huấn luyện đúng cách về an toàn và xử lý hiệu ứng sân khấu. Tổ chức buổi huấn luyện định kỳ và thực hiện kiểm tra định kỳ cho tất cả thiết bị và hệ thống kiểm soát là quan trọng để đảm bảo an toàn tối đa cho tất cả người tham gia sự kiện.

Rủi ro về thời gian tổ chức

Lựa chọn thời gian tổ chức không hợp lý, không phù hợp với khách mời có thể khiến lượng khách không đảm bảo; khách mời đến muộn; vấn đề về giao thông, vận chuyển; chậm trễ trong chuẩn bị… Để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng giờ và suôn sẻ, cần lựa chọn thời gian phù hợp với khách mời mục tiêu.

Thiếu sự kết nối và giao tiếp hiệu quả trong sự kiện

Rủi ro do thiếu sự kết nối và giao tiếp hiệu quả trong sự kiện có thể tạo ra những khó khăn trong việc tổ chức và trải nghiệm của khách mời. Sự thiếu liên kết giữa các bộ phận tổ chức có thể dẫn đến thông tin không đồng bộ, làm gián đoạn lịch trình và tạo sự rối loạn. Đồng thời khách mời không có đầy đủ thông tin và khó khăn trong việc liên lạc với tổ chức sự kiện, không nhận được phản hồi cũng làm tăng rủi ro cho sự kiện.

Sự thiếu giao tiếp với đối tác và nhà tài trợ có thể làm suy giảm giá trị cộng tác và ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài.

Sự cố về tài chính dự phòng cho sự kiện

Sự cố về tài chính dự phòng là một khía cạnh quan trọng trong quản lý sự kiện, đặc biệt là khi có những biến động không lường trước. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách xử lý chúng:

Thiếu dự trữ tài chính:

• Rủi ro: Thiếu dự trữ tài chính có thể khiến cho sự kiện khó đối mặt với những chi phí không dự kiến hoặc sự cố không lường trước.
• Biện pháp xử lý: Xác định một tỷ lệ dự trữ tài chính phù hợp với quy mô sự kiện, hạn chế chi tiêu không cần thiết, và duy trì một quỹ dự trữ linh hoạt.

Thay đổi chi phí dự án:

• Rủi ro: Thay đổi chi phí dự án, từ giá cả các dịch vụ đến chi phí sản xuất, có thể tăng chi phí tổng cộng.
• Biện pháp xử lý: Làm việc chặt chẽ với đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo độ chính xác của ước lượng chi phí ban đầu, và có một kế hoạch dự phòng cho những biến động.

Rủi ro phát sinh từ Đối tác và Nhà tài trợ:

• Rủi ro: Rủi ro có thể phát sinh từ việc đối tác hoặc nhà tài trợ không đáp ứng đúng cam kết, hoặc họ gặp khó khăn tài chính.
• Biện pháp xử lý: Điều này bao gồm việc lựa chọn đối tác đáng tin cậy, ký kết hợp đồng rõ ràng, và theo dõi thường xuyên tình hình tài chính của đối tác và nhà tài trợ.

Chênh lệch dự phòng và thực tế:

• Rủi ro: Sự chênh lệch giữa dự trữ tài chính và chi phí thực tế có thể làm tăng áp lực tài chính và ảnh hưởng đến sự kiện.
• Biện pháp xử lý: Thực hiện theo dõi đều đặn và so sánh giữa dự trữ và chi phí thực tế, điều này giúp bạn nhanh chóng nhận ra vấn đề và có thể điều chỉnh kế hoạch tài chính nhanh chóng.

Phương án xử lý khi xảy ra các sự cố, rủi ro khi tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch dự phòng

Lập kế hoạch dự phòng là chìa khóa quan trọng trong quản lý sự kiện. Người quản lý sự kiện cần thực hiện những bước chuẩn bị cẩn thận, không chỉ để ứng phó với những diễn biến phức tạp của sự kiện, mà còn để đối phó với những thách thức đột ngột. Điều này bao gồm việc đặt ra các câu hỏi chi tiết về thời tiết, sự xuất hiện của khách ngoài đối với khách mời, và cách xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan đến thiết bị.

Việc xác định chính xác những khả năng và tình huống có thể xảy ra là mấu chốt để phát triển kế hoạch dự phòng toàn diện. Những biện pháp này không chỉ bao gồm nhân sự và thiết bị thay thế mà còn bao gồm việc chuẩn bị các công cụ và vật dụng cần thiết để đối phó với mọi thách thức, đặc biệt trong điều kiện thời tiết khó khăn.

Luôn chắc chắn rằng đơn vị tổ chức đã chuẩn bị kỹ lưỡng với kế hoạch dự phòng của mình để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng, ngay cả khi phải đối mặt với những thách thức không ngờ.

Cách xử lý rủi ro trong sự kiện

Giai đoạn trước sự kiện

Trong giai đoạn này, đơn vị tổ chức cần tìm hiểu các thông tin cụ thể như: thương hiệu doanh nghiệp, phong cách tổ chức như thế nào, đối tượng khách mời ra sao, mục tiêu của sự kiện là gì, ngân sách như thế nào… Từ đó lên kế hoạch sự kiện chi tiết, chọn lựa địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện

Kế hoạch sự kiện cần phải được lập tỉ mỉ và chi tiết, bao gồm kinh phí dự trù cụ thể với từng hạng mục,đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như chuẩn bị nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ.. tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm tổ chức hay rủi ro do không kiểm soát được lượng khách mời.

Giai đoạn trong sự kiện

Đây là giai đoạn phối hợp và kiểm soát các hoạt động trong sự kiện để đảm bảo rằng nó diễn ra theo kế hoạch đã được đề ra trước đó.

Trong suốt sự kiện, việc triển khai nhân sự giám sát là quan trọng để đảm bảo rằng các phần trình diễn được diễn ra một cách suôn sẻ, tuân thủ tinh thần của sự kiện. Đồng thời, cần đảm bảo rằng đồ ăn được chuẩn bị đầy đủ và nhanh chóng, và tránh các vấn đề phổ biến như sự cố âm thanh, cháy nổ, hoặc rủi ro gây hấn quá mức từ khán giả. Trong trường hợp xảy ra sự cố, việc can thiệp cần phải được thực hiện ngay lập tức. Đơn vị tổ chức và thực hiện chương trình cần luôn sẵn sàng với các kế hoạch dự phòng và quy trình xử lý rủi ro có thể xuất hiện xuyên suốt sự kiện.

Giai đoạn sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, một bước quan trọng tiếp theo là thu thập ý kiến đánh giá từ khách hàng tham dự. Ghi lại phản hồi và đánh giá của họ để có cơ sở cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty. Thời điểm này là cơ hội để ban tổ chức đánh giá xem sự kiện có đạt được mục tiêu không, nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó rút kinh nghiệm hữu ích cho các sự kiện trong tương lai.

Một số lưu ý quan trọng giúp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện:

• Lập kế hoạch chi tiết: Chuẩn bị kế hoạch tổ chức chi tiết và cụ thể từ trước sự kiện, bao gồm cả các biện pháp phòng ngừa và ứng phó với tình huống khẩn cấp.
• Kiểm soát ngân sách: Đảm bảo ngân sách được quản lý chặt chẽ và theo dõi các chi phí, giúp tránh tình trạng vượt quá ngân sách dự kiến.
• Chọn đối tác tin cậy: Lựa chọn đối tác và nhà cung cấp dịch vụ có uy tín, kinh nghiệm để giảm nguy cơ xảy ra vấn đề trong quá trình sự kiện.
• Bảo hiểm sự kiện: Đặt mua bảo hiểm sự kiện để bảo vệ chính công ty khỏi các rủi ro tài chính có thể phát sinh.
• Kiểm soát an ninh: Áp dụng biện pháp an ninh cần thiết để bảo vệ khán đài, tài sản và đảm bảo an toàn cho mọi người tham dự sự kiện.
• Kiểm tra kỹ thuật: Kiểm tra và thử nghiệm các thiết bị công nghệ trước sự kiện để đảm bảo chúng hoạt động đúng cách và tránh sự cố.
• Dự phòng kế hoạch: Chuẩn bị các kế hoạch dự phòng cho mọi khía cạnh của sự kiện, từ vấn đề kỹ thuật đến tình huống khẩn cấp.
• Giao tiếp hiệu quả: Thiết lập hệ thống giao tiếp hiệu quả để mọi người trong đội tổ chức có thể liên lạc nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.
• Thu thập phản hồi sau sự kiện: Tổ chức việc thu thập ý kiến và phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng tổ chức sự kiện trong tương lai.
• Đàm phán hợp đồng rõ ràng: Ký hợp đồng chi tiết với đối tác và nhà cung cấp, đặc biệt là về các điều khoản về hủy bỏ và bồi thường.
• Đào tạo nhân sự: Huấn luyện đội ngũ nhân sự để họ nắm vững nhiệm vụ và biết cách ứng phó với các tình huống khó khăn.

Những lưu ý này sẽ giúp tăng cường khả năng quản lý rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

NEWDAY MEDIA – ĐƠN VỊ MANG ĐẾN GIẢI PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆU QUẢ

Với hơn 13 năm kinh nghiệm, hơn 1000 sự kiện thành công cùng hơn 500 đối tác lớn nhỏ cả trong nước và quốc tế, 𝐍𝐞𝐰𝐝𝐚𝐲 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚 tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ hàng đầu về lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tổ chức sự kiện, chương trình độc đáo và hiệu quả, hãy liên hệ ngay với NewDay Media. Chúng tôi sẽ tư vấn và xây dựng một trải nghiệm Team Building độc nhất, đậm màu sắc văn hóa doanh nghiệp bạn.

Bằng sự sáng tạo vượt bậc và nỗ lực không ngừng, 𝐍𝐞𝐰𝐝𝐚𝐲 𝐌𝐞𝐝𝐢𝐚  luôn giúp khách hàng để lại dấu ấn khác biệt trong mọi loại hình sự kiện:

• Sự kiện doanh nghiệp; sự kiện thương mại; sự kiện văn hoá – cộng đồng; sự kiện cá nhân…
• Công nghệ trình diễn hiện đại: Visual / Hologram / 3D Mapping / AR / LED, nâng tầm trải nghiệm về thị giác, xúc cảm…
• Ý tưởng sáng tạo, nội dung sự kiện độc bản, đáp ứng nhu cầu riêng của từng đơn vị, khách hàng.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ilaca.vn/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)